Aufgrund der Universitätsreform (UG 2002) sind die Universitäten in Österreich erstmals aufgerufen, die Organisation der Universität selbst zu gestalten. Das Rektorat der Universität Wien hat daher 2004 einen Organisationsplan (Grundordnung) entwickelt und umgesetzt. Dieser sollte 2006 extern evaluiert werden, um gegebenenfalls eine Anpassung an den Entwicklungsplan vorzunehmen.
Zielsetzung
Ziel der Evaluierung war es, die Organisations- und Aufgabenstruktur im Hinblick auf die im Entwicklungsplan formulierten Ziele zu beurteilen und Empfehlungen für Anpassungen zu geben. Leitfragen der Untersuchung waren:
- Ist die neue Organisationsstruktur für den Betrieb einer Universität geeignet und unterstützt sie die im Entwicklungsplan formulierten Ziele?
- Ist die Strukturierung der Aufgaben so gewählt worden, dass die administrativen Aufgaben in den Dienstleistungseinrichtungen sinnvoll zu bewältigen sind?
- Stehen die Aufgabengebiete innerhalb der DLE in einem inhaltlichen Zusammenhang und wie werden die bereichsübergreifenden Aufgaben koordiniert?
Projektdesign
Die Ergebnisse dieser Untersuchung sollten neben einer möglichen Optimierung der Aufgabenprofile und einer evtl. Anpassung des Organisationsplans auch als Basisinformation für die Entscheidung dienen, welche Dienstleistungseinrichtungen eingehender evaluiert werden sollen.
Arbeitsschritte
- Analyse der vorhandenen Dokumente (Entwicklungsplan, Organisationsplan, Zielvereinbarungen zwischen der Universitätsleitung und den Dienstleistungseinrichtungen, Satzung, Tätigkeitsbericht der Universität Wien)
- Gespräche mit der Universitätsleitung und den MitarbeiterInnen der Dienstleistungseinrichtungen bzw. Stabstellen (etwa 60 Gesprächsprotokolle)
- Kundenforen (Beschäftigte und Studierende) zur Überprüfung des Anforderungsprofils der Dienstleistungseinrichtungen
- Identifizierung von Stärken und Schwächen in der vorhandenen Organisationsstruktur
- Erarbeitung von Empfehlungen zum Organisationsplan und zum Aufgabenprofil der Dienstleistungseinrichtungen
Die MitarbeiterInnen der Dienstleistungseinrichtungen wurden durch Gespräche und Workshops in die Evaluierung mit einbezogen. Dabei wurden bestehende Abläufe und Strukturen hinterfragt und Alternativen bzw. Lösungsmöglichkeiten für die zukünftige Gestaltung erarbeitet.
Ergebnisse
Insgesamt lässt sich feststellen, dass der Organisationsplan der Universität Wien in seiner formalen Struktur sehr gut dazu geeignet ist, die WissenschaftlerInnen von den administrativen Aufgaben zu entlasten. Er ermöglicht den LeiterInnen der Dienstleistungseinrichtungen, sich mittel- und langfristig an die im Entwicklungsplan beschriebenen Ziele auszurichten und gewährt der Universitätsleitung einen klaren Überblick über die in den Dienstleistungseinrichtungen erstellten Leistungen und die dafür bereitgestellten Ressourcen. Die Strukturierung der Verantwortungsbereiche wird insgesamt als zukunftsweisend und für die Steuerung über Zielvereinbarungen als geeignet angesehen. Die vorgeschlagenen Ergänzungen bzw. Änderungen zum Organisationsplan können aufgrund der beschriebenen Einzelergebnisse hilfreich sein.
Außerdem werden Empfehlungen zum Zielvereinbarungsprozess zwischen dem Rektorat und den Dienstleistungseinrichtungen, den Führungsaufgaben und Instrumenten in den Dienstleistungseinrichtungen, dem Controlling und Berichtswesen sowie den Maßnahmen zur Qualitätssicherung gegeben.
Ergebnisdokumentation (Dezember 2006, unveröffentlicht)
Projektmanagement
Dr. Peter Altvater
Ralf Tegtmeyer