Die Universität Rostock hat sich Anfang des Jahres 2005 mit der Bitte an HIS gewandt, die Organisation und Wirtschaftlichkeit der Personalverwaltung zu untersuchen und eine Optimierung der Aufgabenbewältigung zu erreichen.
Ziel der Untersuchung
Ziel des Projektes ist die Ermittlung bzw. Realisierung von Optimierungspotenzialen
- in der referats- bzw. dezernatsübergreifenden Drittmittelverwaltung
- bei der Einstellung wissenschaftlicher MitarbeiterInnen
- und durch die Einführung von Teamstrukturen in der Arbeitsorganisation
Die Überprüfung der Effektivität der Abläufe sowie die Entwicklung maßgeschneiderter Organisationslösungen zur Verbesserung und Beschleunigung der Verfahren stehen dabei im Zentrum. Darüber hinaus soll der Profilbildungsprozess eines neuen Referates begleitet werden.
Projektdesign
Das von HIS entworfene Projektkonzept sieht vor, die Untersuchung nicht als Erarbeitung eines abstrakten Zukunftsmodells anzugehen, sondern die Umsetzungsperspektive bereits in der Entwicklung der Reorganisationsvorschläge konsequent mit ein zu beziehen. Zunächst gewährleistet ein produktorientierter Vergleich der Personalkapazitäten mit anderen Universitäten (Benchmarking) eine grundlegende allgemeine Wirtschaftlichkeitsanalyse. In Form von Workshops erfolgen dann gezielte Prozessevaluationen, die der Bestandsaufnahme wie der konkreten Verbesserung gleichermaßen dienen. Diese Verfahrensweise bietet die Chance, die betroffenen MitarbeiterInnen der Universität aktiv in die Gestaltung von Veränderung und Reorganisation einzubinden und die spezifischen Rahmenbedingungen der Universität konzeptionell mit zu berücksichtigen. Die Ergebnisse können anschließend in einem Organisationsentwicklungsprozess hochschulintern etabliert und weiterentwickelt werden.
Ergebnisse
Das Projekt endete mit dem Abschlussbericht im September 2005
Projektmanagement
Dr. Harald Gilch