Potsdam: Gemeinsames Gebäudemanagement der Hochschulen am Standort Potsdam

Die drei Potsdamer Hochschulen (Universität Potsdam (UP), Fachhochschule Potsdam (FHP) und Hochschule für Film und Fernsehen “Konrad Wolf” Potsdam-Babelsberg (HFF)) hatten im Sommer 2004 HIS beauftragt, sie bei der Umsetzung der Ergebnisse des Projekts “Verwaltungskooperation der Hochschulen am Standort Potsdam” im Arbeitsfeld Gebäudemanagement zu unterstützen.

Ziel der Untersuchung

Zentraler Untersuchungsgegenstand in diesem Projekt waren die mit baulichen, technischen und infrastrukturellen Aufgaben i. S. eines Gebäudemanagements in UP, FHP und HFF betrauten Organisationseinheiten. Die bisherigen Formen des Gebäudemanagements an den drei Hochschulen wurden zum Ausgangspunkt genommen, um eine gemeinsame Gebäudebewirtschaftung unter der Maßgabe zu realisieren, dass damit eine effizientere und effektivere Aufgabenwahrnehmung in den drei Hochschulen zu erreichen ist.

Teilziele

Mit dieser Zielsetzung waren als weitere Teilziele verbunden:

• Vertiefung der bisherigen quantitativen und qualitativen Bestandsaufnahme der im Gebäudemanagement der Hochschulen am Standort Potsdam durchgeführten Aufgaben und damit verbundenen Prozesse.
• Ermittlung der Erwartungen und Zielsetzungen der Hochschulen an die bestehenden Aufgaben und Prozesse anhand der Kriterien Qualität/Kompetenz, Kundenorientierung, Zeitdauer und Ressourceneinsatz.
• Ermittlung und Darstellung von Optimierungspotenzialen in der Aufgabenwahrnehmung im Gebäudemanagement der drei Hochschulen und die Erarbeitung von gemeinsamen Lösungsansätzen zu deren Umsetzung. Dabei galt es, insbesondere die notwendige Ausstattung für ein gemeinsames Gebäudemanagement unter Berücksichtigung der mittelfristigen baulichen Entwicklung sowie den notwendigen Aufwand für die Realisierung zu ermitteln, und die Auswirkungen auf die Verwaltungsstruktur und ggf. die zu schaffenden Rahmenbedingungen an den drei Hochschulen zu berücksichtigen.
• Umsetzung dieser Lösungsvorschläge und die Realisierung einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung im Gebäudemanagement.

Vorgehen

Bei der Umsetzung orientierte sich das Projekt an dem von HIS im Abschlussbericht zum Projekt “Kooperation” vorgeschlagenen Modell eines gemeinsamen Kompetenz-Zentrums Gebäudemanagement, wobei eine flexible Öffnung zu anderen Optimierungsvarianten (z. B.: hochschulinterne Organisationsoptimierung, Fremdvergabe von Teilleistungen) grundsätzlich möglich sein sollte.

Arbeitsschritte und Zeitplanung

Das Projekt wurde in insgesamt fünf Arbeitsschritten durchgeführt:

• Projektstart/Projektorganisation/Kick-off
• Beschreibung und Bewertung der Aufgaben und Prozesse unter der Perspektive einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung
• Erarbeitung einer Organisationsstruktur sowie eines Personalkonzepts und Klärung der Rahmenbedingungen
• Vorbereitung der gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung Gebäudemanagement im “Echtbetrieb”
• Begleitung der Pilotphase des “Echtbetriebs” auf Basis der neuen Organisationsstrukturen

Die Bearbeitung erfolgte im Zeitraum vom 1. September 2004 bis zum 31. August 2005. Die Rahmentermine für die Arbeitsschritte wurden aufgrund der vorgezogenen Gründung des gemeinsamen Hochschulgebäudemanagements Potsdams (vgl. unten) etwas modifiziert und ergaben sich wie folgt:

• Arbeitsschritt 1: ab 1. September 2004
• Arbeitsschritt 2: September – Dezember 2004
• Arbeitsschritt 3: Januar – April 2005
• Arbeitsschritt 4: Februar – August 2005
• Arbeitsschritt 5: Juli – August 2005
  (mit Unterstützung der Auftragnehmerin)

Die Konkretisierung erfolgte im Projektteam jeweils auf Grundlage der aktuellen Projektergebnisse und des Projektfortschritts.
Auf insgesamt drei Sitzungen wurde dem Lenkungsausschuss über den Stand der Bearbeitung berichtet.

Projektverlauf/Ausblick

Nach der ersten Sitzung des Lenkungsausschusses am 28. Oktober 2004 hatte sich der Projektverlauf in der Weise verändert, als sich das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur (MWFK) direkt an die Hochschulen gewandte, um die Gründung des gemeinsamen Gebäudemanagements zu beschleunigen. Daraufhin gründeten die Potsdamer Hochschulen zum 01. Februar 2005 mit einer Verwaltungsvereinbarung nach § 76 BrbHG als gemeinsame Zentrale Betriebseinheit das Hochschulgebäudemanagement Potsdam (HGP). In Fortführung der ursprünglichen Zeitplanung wurde festgeschrieben, dass bis zum 30.04.05 Personal- und Organisationskonzepte entwickelt und bis zum 31.08.05 die Aufbau- und Probebetriebsphase des HGP aufgenommen werden sollten. Zum 01.09.05 sollten dann die bisherigen Organisationseinheiten im Gebäudemanagement an den Potsdamer Hochschulen aufgelöst werden und der Echtbetrieb beginnen.

Die zweite Sitzung des Lenkungsausschuss fand am 15. März 2005 statt. Auf dieser Sitzung wurde eine vorläufige Geschäftsordnung für Aufbauphase und Probebetrieb des HGP sowie eine zugehörige Arbeitsplanung beschlossen. Das Leitungskollegium des HGP, bestehend aus den drei Dezernenten/Abteilungsleitern der Hochschulen, übernahm gemeinsam mit HIS die Aufgaben, das HGP schrittweise operativ handlungsfähig zu machen, in prioritären Arbeitsfeldern mit der gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung zu beginnen und entsprechende Vorschläge für Organisations- und Personalkonzepte des HGP zu erarbeiten, damit diese vom Verwaltungsrat, bestehend aus den Kanzlern, beschlossen werden konnten.

Auf der dritten Sitzung des Lenkungsausschusses am 30.08.2005 wurden die Ergebnisse präsentiert und das Personal- und Organisationskonzept für das HGP vorgestellt. Die beteiligten Hochschulen sowie das ebenfalls vertretene Ministerium (MWFK) zogen dabei eine positive Bilanz. Nachdem zuvor bereits die steuerrechtliche Relevanz durch eine Anfrage beim zuständigen Finanzamt (verbindliche Auskunft) geklärt worden war, nahm das HGP seinen Betrieb zum 1. September 2005 auf.

Nach dem Abschluss des Projekts mit HIS haben die drei Hochschulen die Aufgabe übernommen, das HGP im Praxisbetrieb weiter zu entwickeln. Weitere Informationen sind auf den Web-Seiten des HGP verfügbar.

Veröffentlichungen

• Projektdokumentation
• Projektdokumentation (Kurzfassung)