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Hochschule für Musik und Tanz Köln: Evaluation der Organisation der Studierenden- und Prüfungsverwaltung

Im Jahr 2009 hat die HIS GmbH im Auftrag der Hochschule für Musik und Tanz Köln eine Organisationsuntersuchung der Studierenden- und Prüfungsverwaltung durchgeführt. Damit war das Ziel verbunden, die Führungs- und Leitungsstrukturen, die Aufgabenzuordnung und -wahrnehmung als auch die Kommunikationsstrukturen im Bereich der Studierenden- und Prüfungsverwaltung zu analysieren und Empfehlungen für notwendige organisatorische Veränderungen und Ma&szig;nahmen zur Behebung von Schwächen zu erarbeiten. Im Anschluss an die Organisationsuntersuchung hat die HfMT Köln eigenständig die seinerzeit gewonnenen Erkenntnisse aufgegriffen und Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt. Um Gewissheit darüber zu erlangen, ob die ergriffenen Maßnahmen erfolgreich waren und die intendierten Wirkungen erzielt wurden, hat die HfMT Köln wiederum HIS damit beauftragt, den Stand der Umsetzung und den Erfolg der Maßnahmen zu evaluieren.

Im Rahmen der Evaluation wurden im März und April 2012 mit Vertreter(inne)n der HfMT Köln Einzel- und Gruppeninterviews geführt. Rückblickend wurde die in 2009 durchgeführte Organisationsuntersuchung im Bereich der Studierenden- und Prüfungsverwaltung und die damit einhergehenden Ziele betrachtet. Es erfolgte des Weiteren die Analyse und Bewertung der zwischenzeitlich ergriffenen Maßnahmen und der eingetretenen Veränderungen und Entwicklungen. Schließlich fand die Ermittlung weiterhin vorliegender Verbesserungsmöglichkeiten statt, die bei der zukünftigen Entwicklung der Studierenden- und Prüfungsverwaltung berücksichtigt werden können.

Die Darstellung der Ergebnisse erfolgte im Mai 2012 im Rahmen einer Abschlusspräsentation, bei der die in 2009 erarbeiteten Handlungsempfehlungen der gegenwärtigen Situation gegenübergestellt wurden. Dies ermöglichte den Abgleich zwischen empfohlenen und tatsächlich umgesetzten Maßnahmen. Nicht allein das Aufgreifen der Verbesserungsmaßnahmen, sondern vor allem die davon ausgehenden Wirkungen wurden analysiert und bewertet. Zudem lieferte die Evaluation wertvolle Hinweise auf zukünftige Erfordernisse, die sich aufgrund veränderter Rahmenbedingungen für den Aufgabenbereich der Studierenden- und Prüfungsverwaltung an der HfMT Köln ergeben und Auswirkungen auf die Gestaltung von Aufbau- und Ablauforganisation haben.

Projektmanagement

Dr. Harald Gilch