Zentrale Zielsetzungen waren:
- ermitteln, welche organisatorischen Veränderungen im Zuge der Einführung der kaufmännischen Rechnungswesens notwendig waren;
- beschreiben, welchen aktuellen Stand die organisatorischen Veränderungen an der Fachhochschule Erfurt schon erreicht hatten;
- prüfen und priorisieren, welche organisatorischen Veränderungen zusätzlich im Haushalts- und Finanzwesen sinnvoll oder empfehlenswert waren;
- erarbeiten einer möglichen Projektplanung zur Konzeption und Umsetzung der organisatorischen Veränderungen mit Unterstützung durch HIS.
Projekdesign
Folgende Instrumente sollten zum Einsatz kommen:
- Aufwandsschätzungen zur Ermittlung des jetzigen Personalaufwands im Haushalts- und Finanzwesen,
- Analysen der an der Fachhochschule Erfurt möglicherweise bereits erhobenen IST-Prozesse bzw. deren beispielhafte erste Erhebung,
- Gespräche mit Verantwortlichen und Akteuren in der Verwaltung (ablauf-, aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen; das Verhalten bei Störungen; mögliche Probleme; Änderungs-, Verbesserungswünsche, Optimierungsideen)
- Gespräche mit ausgewählten “Kunden” und dezentralen Akteuren
Abläufe und Prozesse, die im Zentrum notwendiger Veränderungen standen, waren: Beschaffung, Rechnungseingang, Rechnungserstellung, Buchhaltung, Inventarisierung / Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr / Kasse, Personalmittelbewirtschaftung, Drittmittelverwaltung.
Das HIS-Projektteam lenkte seine Aufmerksamkeit selbstverständlich auch auf die Schnittstellen zwischen zentraler Verwaltung und den Fachbereichen sowie auf die verwaltungsinterne Zusammenarbeit (Finanzen, Personal, Drittmittel und Controlling).
Ergebnisse
Abschlussbericht (unveröffentlicht)