Eberhard-Karls-Universität Tübingen: Finanz- und Beschaffungswesen

Ziele der Untersuchung

Vor dem Hintergrund der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesen sowie der Neustrukturierung der Fakultäten wurde auf Basis der Ergebnisse der “Voruntersuchung für eine Organisationsentwicklung zur Begleitung der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens” eine detaillierte Untersuchung des Finanz- und Beschaffungswesens an der Eberhard- Karls-Universität Tübingen durchgeführt.

Mit der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens zum 01.01.2010 entstanden insbesondere im Finanz- und Beschaffungswesen neue und veränderte Aufgaben und Schnittstellen. Hier galt es die bisherigen Aufgabenwahrnehmungen und -verteilungen innerhalb der zentralen Verwaltung zu überprüfen und an die neuen Erfordernisse anzupassen.

Die Neustrukturierung der Fakultäten und damit auch die Reorganisation der Fakultätsverwaltungen gaben Anlass dazu, die Aufgabenverteilung zwischen zentraler Verwaltung und den dezentralen und wissenschaftlichen Einrichtungen neu zu justieren.

Projektdesign

Das Projekt startete im Mai 2009 und gliederte sich in die drei Phasen Vorbereitung, Erhebung und Analyse sowie Bewertung und Sollkonzeption.

Die in den drei Phasen zu bearbeitenden Inhalte bezogen sich auf:

• Analyse der derzeitigen Aufbau- und Ablaufstrukturen des Finanz- und Beschaffungswesens mit Fokus auf den Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen,
• Analyse der derzeitigen Aufgabenwahrnehmung im Finanz- und Beschaffungswesens und Überprüfung der Zweckmäßigkeit deren organisatorischer Ansiedlung,
• Analyse der Schnittstellen zwischen betroffenen Dezernaten, Abteilungen, Stabsstellen und dezentralen und wissenschaftlichen Einrichtungen,
• Überprüfung der Effektivität der Prozessabläufe aus Kundensicht,
• Erarbeitung einer Sollkonzeption mit Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Aufgabenverteilung und Geschäftsprozessen in Bezug auf Transparenz, Qualität, Ressourceneinsatz, Effizienz, Zeit und Schnittstellen.

Die Untersuchung berücksichtigte bereits bei der Entwicklung von Handlungsempfehlungen die spezifischen Rahmenbedingungen und Vorstellungen der Universität Tübingen und band das betroffene Personal von vornherein in mögliche Umsetzungsperspektiven ein. Insgesamt gibt HIS der Universität Tübingen mit den zu erarbeitenden Handlungsempfehlungen eine Handreichung, die einen umfassenden Reorganisationsprozess in Gang setzen und dessen erfolgreiche Umsetzung unterstützen soll.