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Universität Duisburg-Essen: Organisationsanalyse im Einschreibungs- und Prüfungswesen

Mit der Einführung der Bachelor-/Master-Studienordnungen ist ein nicht unerheblicher Anstieg des Arbeitsaufwands in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung verbunden. Dies stellt das Einschreibungs- und Prüfungswesen vor neue Herausforderungen, die nur durch effiziente Organisationsstrukturen, eine wirksame DV‑gestützte Bearbeitung sowie die fortschreitende Verknüpfung aller Prozesse der Studierenden- und Prüfungsverwaltung durch die Einführung eines Campus‑Management-Systems gewährleistet werden kann. Vor diesem Hintergrund hatte die Universität Duisburg-Essen im Rahmen einer Ausschreibung die HIS damit beauftragt, eine Organisationsanalyse durchzuführen. Im Zeitraum zwischen Ende Oktober 2008 und Februar 2009 wurde die Organisationsanalyse an der Universität Duisburg-Essen durchgeführt und abgeschlossen.

Zielsetzung

Mit der Erstellung einer Organisationsanalyse waren die folgenden Zielsetzungen verbunden:

  • Sammlung von Erkenntnissen zur Optimierung des Personaleinsatzes
  • Identifikation von Schwachstellen bei den Kernprozessen
  • Betrachtung der Problemlagen an der Schnittstelle zwischen Studierenden- und Prüfungsverwaltung einerseits und den Fachbereichen andererseits
  • Vorbereitung der organisatorischen Strukturen für die Einführung eines Campus­‑Management‑Systems

Projektdesign und Arbeitsschritte

Zur Realisierung der Zielsetzung setzte HIS ein umfangreiches Methodenspektrum ein. Das Projekt gliederte sich in drei unterschiedliche Phasen. Dazu zählten die Vorbereitungsphase, die Erhebungs- und Analysephase sowie die Bewertungs- und Abschlussphase. Entsprechend der jeweiligen Projektphase kam ein unterschiedliches Methodenspektrum zum tragen, das nachfolgend kurz dargestellt wird.

Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase diente der Konkretisierung und Feinabstimmung des Projektdesigns, des einzusetzenden Methodenspektrums, der Auswahl der Prozessbeteiligten sowie der Festlegung des Projektfahrplans.

Erhebungs- und Analysephase

Die Erhebungs- und Analysephase gliederte sich wiederum in drei aufeinander aufbauende Elemente. Dazu zählten die Strukturanalyse (Aufbauorganisation), die Prozessanalyse (Ablauforganisation) sowie die Kundenanalyse.

Die Struktur- und Prozessanalyse umfasste folgende methodische Elemente:

Strukturanalyse:

  • Erfassung und Analyse allgemeiner Strukturdaten
  • Erfassung und Analyse personeller Ressourcen
  • Durchführung einer nach Standorten differenzierten Aufwandsschätzung
  • Erfassung und Analyse der Aufgabenzuordnung, -verortung und -wahrnehmung

Prozessanalyse:

  • Prozessaufnahme
  • Begehung der Räumlichkeiten
  • Abfrage qualitativer Aspekte der Aufgabenwahrnehmung
  • Leitfadengestützte Interviews mit der Leitungsebene sowie mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Durchführung von Workshops zur Prozessanalyse
  • Erfassung und Analyse der Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen

Kundenanalyse:

Im Rahmen der Kundenanalyse wurden die Anforderungen an das Einschreibungs- und Prüfungswesen aus der Kundenperspektive erfasst und formuliert. Dazu wurden ablauf- und aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen ermittelt, das Verhalten bei Störungen analysiert, Änderungs- und Verbesserungswünsche sowie vorhandene Optimierungsideen der Beteiligten erfasst. Die Kundenanalyse umfasste folgende Bausteine:

  • Gruppengespräche mit Studierenden
  • Einzelinterviews mit VertreterInnen der Fachbereiche

Bewertungs- und Abschlussphase

Direkt an die Erhebungs- und Analysephase schloss sich die Bewertungs- und Abschlussphase an. Dabei wurden die auf Basis der vorhergehenden Projektschritte gewonnenen Erkenntnisse ausgewertet, systematisiert und schließlich bewertet. So konnte für die Universität Duisburg-Essen eine detaillierte Einschätzung hinsichtlich der Stärken und Schwächen, des Optimierungspotenzials, der Personalressourcen sowie der übergeordneten organisatorischen Aspekte von HIS erarbeitet werden. Die Bewertung wurde durch die Erstellung einer umfangreichen Übersicht von Handlungsempfehlungen ergänzt. Diese diente der Universität Duisburg-Essen als Grundlage, um Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen zu können.

Ergebnisse

Abschlussbericht (Februar 2009 – unveröffentlicht)

Ihr Ansprechpartner

Dr. Harald Gilch