Hochschule für Musik und Tanz Köln: Organisationsuntersuchung der Studierenden- und Prüfungsverwaltung

Mit steigenden Anforderungen im Aufgabenfeld der Studierenden- und Prüfungsverwaltung, die sich im Wesentlichen aus der Umstellung der Studienstrukturen auf Bachelor- und Masterabschlüsse im Bereich der Musikhochschulen ergeben, verändern sich die Aufgaben innerhalb dieses Bereichs der Verwaltung grundlegend. Vor diesem Hintergrund hat die Musikhochschule Köln HIS damit beauftragt, im Rahmen einer Organisationsuntersuchung die gegenwärtige Situation innerhalb der Studierenden- und Prüfungsverwaltung zu analysieren und Handlungsempfehlungen zu erarbeiten, die die Hochschule in die Lage versetzen, auch zukünftig adäquate und kundenorientierte Dienstleistungen zu erbringen.

Zielsetzung

Mit der Durchführung einer Organisationsuntersuchung an der Musikhochschule Köln war die Zielsetzung verbunden, die Führungs- und Leitungsstrukturen, die Aufgabenzuordnung und -wahrnehmung als auch die Informations- und Kommunikationsstrukturen innerhalb der Abteilung "Prüfungsamt, Studiensekretariat" zu analysieren und Empfehlungen für die Neugestaltung von Dienstleistungen und die Reorganisation der Aufgaben zu erarbeiten. Damit wurde zugleich die fachliche Grundlage für einen umfassenden Veränderungsprozess gelegt.

Projektdesign

Im Rahmen des Projektes wurden zwischen Januar und April 2009 sowohl die Aufbauorganisation als auch die Ablauforganisation der Studierenden- und Prüfungsverwaltung der Musikhochschule Köln untersucht. Das Projektdesign sah eine Untergliederung der Organisationsuntersuchung in zwei Bestandteile vor, einerseits die Analyse der Aufbauorganisation, andererseits die Analyse der Ablauforganisation. Dabei kamen die folgenden Instrumenten und Methoden zum Einsatz:

Aufbauorganisation

• Erfassung und Analyse allgemeiner Strukturdaten, organisationsbestimmender und infrastruktureller Merkmale sowie personeller Ressourcen
• Erhebung des gegenwärtigen Personalaufwands im Rahmen einer Aufwandsschätzung und Ableitung von Aussagen zur gegenwärtigen Personalausstattung sowie zu einem perspektivischen Personalbedarf
• Durchführung von Interviews mit Mitarbeiterinnen in den betroffenen Verwaltungsbereichen zur Gewinnung von Aussagen über ablauf- und aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen, mögliche Probleme, Änderungs- und Verbesserungswünsche sowie vorhandene Optimierungsideen bei den Beteiligten

Ablauforganisation

• Workshops mit den Mitarbeiterinnen zur Ermittlung von Schnittstellen, Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen, zur Verifizierung der Erkenntnisse der Interviews sowie die detaillierte Betrachtung verschiedener Themenkomplexe, wie z. B. "Information und Kommunikation" sowie "Führung und Leitung"
• Kundengespräche mit Studierenden und Professoren aus den Fachbereichen, um deren Sichtweise vor allem hinsichtlich der Ergebnisqualität und Kundenzufriedenheit einzubeziehen>/li>
• Erfassung und Analyse der Kommu­ni­ka­tions- und Entscheidungsstrukturen

Ergebnisse

Abschlussbericht (Mai 2009 – unveröffentlicht)