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Fachhochschule Erfurt: Voruntersuchung zur Organisationsentwicklung bei der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens

Zentrale Zielsetzungen waren:

  • ermitteln, welche organisatorischen Veränderungen im Zuge der Einführung der kaufmännischen Rechnungswesens notwendig waren;
  • beschreiben, welchen aktuellen Stand die organisatorischen Veränderungen an der Fachhochschule Erfurt schon erreicht hatten;
  • prüfen und priorisieren, welche organisatorischen Veränderungen zusätzlich im Haushalts- und Finanzwesen sinnvoll oder empfehlenswert waren;
  • erarbeiten einer möglichen Projektplanung zur Konzeption und Umsetzung der organisatorischen Veränderungen mit Unterstützung durch HIS.

Projekdesign

Folgende Instrumente sollten zum Einsatz kommen:

  • Aufwandsschätzungen zur Ermittlung des jetzigen Personalaufwands im Haushalts- und Finanzwesen,
  • Analysen der an der Fachhochschule Erfurt möglicherweise bereits erhobenen IST-Prozesse bzw. deren beispielhafte erste Erhebung,
  • Gespräche mit Verantwortlichen und Akteuren in der Verwaltung (ablauf-, aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen; das Verhalten bei Störungen; mögliche Probleme; Änderungs-, Verbesserungswünsche, Optimierungsideen)
  • Gespräche mit ausgewählten "Kunden" und dezentralen Akteuren

Abläufe und Prozesse, die im Zentrum notwendiger Veränderungen standen, waren: Beschaffung, Rechnungseingang, Rechnungserstellung, Buchhaltung, Inventarisierung / Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr / Kasse, Personalmittelbewirtschaftung, Drittmittelverwaltung.

Das HIS-Projektteam lenkte seine Aufmerksamkeit selbstverständlich auch auf die Schnittstellen zwischen zentraler Verwaltung und den Fachbereichen sowie auf die verwaltungsinterne Zusammenarbeit (Finanzen, Personal, Drittmittel und Controlling).

Ergebnisse

Abschlussbericht (unveröffentlicht)

Ihr Ansprechpartner

Dr. Harald Gilch