Benchmarking Bau- und Gebäudemanagement: Hochschulen Sachsen Anhalt (seit 2008)

Ziel des Projektes

Im Aufgabenbereich “Bau- und Gebäudemanagement” führen 7 sachsen-anhaltinische Hochschulen unter der Moderation von HIS-HE seit 2008 ein Benchmarking durch. Im Projekt wird auf dem Instrumentarium der HIS-Hochschulentwicklung für ein quantitatives Verwaltungsbenchmarking aufgesetzt, in dessen Vordergrund die Verbrauchs- und Kostenerfassung steht. Bei einer Grobanalyse werden Abweichungen, Auffälligkeiten und Sondersachverhalte zwischen den Hochschulen ausgemacht und dann in einem anschließenden Erfahrungsaustausch im Rahmen von Workshops vertiefend analysiert und Ansatzpunkte für Verbesserungspotenziale im Sinne eines Effizienz- und Effektivitätsgewinns zu identifiziert. Dabei soll das Lernen von guten Ideen und Lösungen der jeweils anderen Hochschulen im Vordergrund stehen. Die Datenerhebung wird in regelmäßigen Abständen erneut durchgeführt (2 Jahre). Die Datenerhebung umfasst folgende Produktbereiche bzw. Aufgaben:

• Anlagenmanagement (In- und Außerbetriebnehmen, Bedienen, Wartung, Instandsetzung/Reparatur)
• Versorgung (Energie, Wasser)
• Information und Kommunikation (IT, CAFM-System etc.)
• Infrastrukturelles Gebäudemanagement (Haus- und Gebäudedienste, Allg. Transport- und Fahrdienste, Gebäudereinigung, Objektschutz, Dienste an Außenanlagen, Raumvergabe, Veranstaltungsmanagement)
• Kaufmännisches Gebäudemanagement (Mittelbewirtschaftung, Controlling, Liegenschaftsverwaltung, Verträge, Wirtschaftlichkeitsberechnungen)
• Planen und Bauen (Standortentwicklungsplanung, Flächenmanagement, Begleitung von Baumaßnahmen als Nutzer, Baumanagement als Bauherr)
• Arbeits- und Umweltschutz (Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Strahlenschutz, Abfall, Umweltschutz)

Diese Themen sind auch Bestandteil der Vertiefungsworkshops. Darüber hinaus sind folgende Themen in den Workshops bearbeitet worden (Auswahl):

• Wertermittlung
• Energierechtliche Rahmenbedingungen
• Barrierefreiheit
• e-Vergabe
• CO₂-Bilanz
• BHKW/Contracting
• Energiemanagement
• Personalbemessung
• Mobilität

Alle Daten inkl. der Kosten werden nicht offengelegt. Die Ergebnisse verbleiben im Kreis der teilnehmenden Hochschulen. Übergreifende Erkenntnisse waren:

• Jede Hochschule kann von anderen lernen.
• Spezifische Besonderheiten sind für ein gegenseitiges Lernen unwesentlich.
• Größte Verbesserungspotentiale hinsichtlich Kosten, Qualität oder Verfahren ergeben sich bei Gebäudereinigung, Energieversorgung, Wartung und Instandsetzung.
• Eine Beurteilung der eigenen Kosten und Prozesse wurde möglich.
• Eine Verstetigung des Benchmarkings ist sinnvoll.
• Erfolgsfaktoren sind u. a.: die Kostendaten nicht zu sehr in den Vordergrund stellen, kontinuierliche Beteiligung der Hochschulen gewährleisten und Vertrauen schaffen.