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Vergabe im Gebäudemanagement

Zum 9. HIS-HE-Forum Gebäudemanagement am 07. und 08. März 2016 in HannoverFremdvergebene Dienstleistungen (ohne Energiebezug, ohne Bauaufträge) können je nach Hochschule bis zu 25% des Gesamtkostenbudgets vom Gebäudemanagement betragen. Damit wird die hohe wirtschaftliche und organisatorische Bedeutung von Ausschreibungen und Vergaben an Hochschulen unterstrichen.
Die Vergabe auf Lockpreise ist kein neues Thema, sondern war schon bei dem Sonnenkönig Ludwig dem XIV. problematisch. Dies wurde als Einstieg im ersten Vortrag der Veranstaltung erläutert. Jürgen Lauber, Publizist und Buchautor, benannte in seiner Einführung aus seiner Sicht die Missstände bei der Planung und Durchführung von Bauprojekten: Bauprojekte sind oft wesentlich zu teuer und der geplante Zeitrahmen wird großzügig überschritten. Er kritisiert dabei den Prozess und, dass die (politisch) Verantwortlichen u. a. nicht zur Rechenschaft gezogen werden. Und mit der Ausnutzung des Nachtragsmanagements wird die eigentliche Zielstellung von Vergaben – die sparsame Verwendung von öffentlichen Geldern – ausgehebelt. Die unvollständige Planung führt ebenfalls oftmals zu den unerwünschten Kostensteigerungen.
Anschließend wurden Handlungsempfehlungen von Martin Schlegel, Mitglied des Präsidiums des Hauptverbands der Deutschen Bauindustrie e.V. aufgezeigt. Er bekräftigte die Aussage, dass eine vollständige Planung elementar wichtig ist. In der Praxis werden die Bauanträge aber bereits vor der Fixierung der Anforderungen gestellt. Auch sind die Lebenszykluskosten mit einzubeziehen. „Es darf nicht am falschen Ende gespart werden“, so Schlegel. Planen und Bauen müssten besser aufeinander abgestimmt sein. In seinen Ausführungen verwies er auf die Empfehlungen der Reformkommission zum Bau von Großprojekten der Bundesregierung, die zugegebenermaßen keine tiefgreifend neuen Erkenntnisse lieferten, deren Umsetzung jedoch sehr wesentlich die Situation verbessern würde.
Die Wichtigkeit der Fachkompetenz der eigenen Mitarbeitenden im Gebäudemanagement zum Vergaberecht wurde von Marion Oelke, Leiterin des Bau- und technischen Gebäudemanagements am Helmholtz Zentrum Dresden-Rossendorf, erläutert. Sie betonte zudem die Notwendigkeit einer gemeinsamen Kommunikation zwischen dem Bedarfsträger und der Vergabestelle sowie die gegenseitige Anerkennung der Aufgaben. Die Vergabe in der Hochschulpraxis und konkret der Einsatz von IT zur Durchführung der elektronischen Vergabe wurde von Constantin Christiani, Abteilungsleiter für Beschaffung, Controlling und Services an der Universität Wien anschaulich vorgetragen. Die E-Vergabe wird dort seit 2011 praktiziert und sehr positiv bewertet. Positive Elemente sind, dass die gesamte Abwicklung der Angebotsabgabe schneller erfolgt, eine höhere Sicherheit gegeben ist und weitere Einsparungen erzielt werden können. Die rechtliche Grundlage für die Einführung des E-Procurement ist die EU-Richtlinie 2014/24/EU, welche bis zum 18. April 2018 in nationales Recht umzusetzen ist.
Bei den nachmittäglichen Sessions wurden in Arbeitsgruppen Themen zur Gestaltung des Vergabeprozesses bei der Vergabe von Bauaufträgen, Reinigungsleistungen und der Gebäudeautomation sowie Erfolgsfaktoren für eine gute Kommunikation zwischen Bedarfsträger und Vergabestelle und auch der Einsatz des Standardleistungsbuches diskutiert. Den „Blick über den Tellerrand“ gewährte dieses Jahr Thomas Hahlbohm von VW Nutzfahrzeuge, Werk Hannover, mit der Beschreibung der Vorgehensweise und praktischen Erfahrungen aus Sicht eines privaten Betreibers. In einer abschließenden gemeinsamen Podiumsdiskussion diskutierten die Experten über das Thema: Eine effiziente Gestaltung des Vergabeprozesses ist möglich! Aber nicht einfach.