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Rundum gut beraten: Die FH Brandenburg verbessert ihre Verwaltung mit HIS

Seit September 2010 hat der Arbeitsbereich Hochschulmanagement der HIS GmbH an der Fachhochschule Brandenburg (FHB) Standardprozesse der Verwaltung erfasst. Zusätzlich analysierten die Berater(innen) u. a. die Zusammenarbeit an den Schnittstellen innerhalb der Verwaltung und zum akademischen Bereich sowie die Nutzung der vorhandenen Verwaltungssoftware.

Vor kurzem übergab die HIS GmbH dem Präsidium der Fachhochschule ihren abschließenden Bericht. Darin schlägt HIS Maßnahmen vor, mit denen sich Verwaltungsprozesse vereinfachen ließen, beispielsweise durch den Wegfall unnötiger Arbeitsschritte, indem Akteurs- und Medienwechsel vermieden werden und das Personal stärker in jenen Bereichen eingesetzt wird, die bislang unterausgestattet erscheinen.

Hat die Hochschule bei einzelnen Aufgaben vergleichsweise hohe Aufwände an Personalressourcen? Sollte sie in manchen Bereichen noch mehr Mitarbeiter(innen) einsetzen? Solche Fragen lassen sich nicht nur für die Fachhochschule Brandenburg anhand von Referenzdaten anderer Hochschulen und durch die Analyse typischer Verwaltungsabläufe, wie z. B. der Studienbewerbung und -einschreibung oder der Beschaffung von Forschungsgeräten, beantworten. HIS analysierte die Ressourcen der FHB und verglich diese Daten mit anonymisierten Referenzdaten, die die HIS GmbH in den letzten Jahren in über fünfzig ähnlichen Projekten an Hochschulen gewonnen hat. Basierend auf dieser Erfahrung konnte HIS der Fachhochschule Aufschluss darüber geben, wo sie mit ihrer Personalausstattung im Vergleich zu anderen Einrichtungen steht.

Neben dem vergleichenden Blick auf Zahlen war die Hochschulleitung im Rahmen des Projekts besonders an der Sicht der Mitarbeiter(innen) und Kund(inn)en der Hochschulverwaltung interessiert. Dahinter steht der Anspruch der FHB, ihre Verwaltungsabläufe ständig zu verbessern und die Serviceleistung der zentralen Verwaltung gegenüber den Partnern in der Hochschule zu erhöhen. Deshalb befragte HIS Studierende, Lehrende und die Leitungen der Fachbereiche nach ihrer Einschätzung zu den Stärken und Schwächen der aktuellen Verwaltungsabläufe.

Die Ergebnisse der Untersuchung wurden mit dem Präsidium intensiv diskutiert, und darüber hinaus mit einem parallel laufenden Projekt der Organisationsentwicklung an der FHB verzahnt. Nach dem erfolgreichen Abschluss der allgemeinen Analyse ist eine weitere Zusammenarbeit zwischen den beiden Projektpartnern schon beschlossen: Als nächstes wird die HIS GmbH für die FHB eine Analyse der IT-Infrastruktur der gesamten Hochschule erstellen, die Rahmendaten für eine bessere Unterstützung von Lehre, Studium und Forschung durch Informations- und Kommunikationsmedien erheben soll.