Um die damit verbundenen Prozess-Abläufe und den Personaleinsatz zu optimieren, stand die Organisation des Prüfungswesens an der UDE auf dem Prüfstand. Der Bereich Personal- und Organisationsentwicklung (PE/OE) hatte dazu eine Organisationsanalyse konzipiert und öffentlich ausgeschrieben. Die HIS Hochschul-Informations-System GmbH wurde daraufhin beauftragt, um Verbesserungsmöglichkeiten in allen Aufgabenbereichen der Prüfungsverwaltung zu erarbeiten. Susanne Schulz, Leiterin der PE/OE: „Unser Ziel war eine Organisationsanalyse, die ein integriertes Campusmanagement vorbereitet, das sich am studentischen Lebenszyklus orientiert. Die dazu notwendigen Optimierungspotentiale und konkrete Handlungsempfehlungen hat uns die HIS in hervorragender Qualität erarbeitet.“
Telefon-Hotline und automatischer Zeugnisdruck
Ludwig Ciesielski, Leiter des Sachgebiets Einschreibungs- und Prüfungswesen: „Außerdem werden eine Telefon-Hotline und der automatische Zeugnisdruck eingeführt, damit Studierende und Lehrende zeitnah besseren Service erhalten.“ Dreh- und Angelpunkt ist das Prüfungsverwaltungsprogramm HISPOS, mit dem die Daten der Studien- und Prüfungsleistungen abgebildet werden können einschließlich der Prüfungsanmeldung, der Kontrolle der Leistungen, der Erfassung der Prüfungsergebnisse, der Erstellung von Zeugnissen und der Berechnung der Gesamtnote. Kanzler Dr. Rainer Ambrosy: „Mit diesen Maßnahmen werden wir das Prüfungswesen der Universität zukunftsfähig aufstellen. Dadurch wollen wir gewährleisten, dass ein optimaler Service bei der Verwaltung von Prüfungen gegeben ist und sich Studierende voll auf ihr Studium und die Lehrenden auf ihre Aufgaben in Lehre und Forschung konzentrieren können“.
Dass dies in den letzten Jahren nicht immer reibungslos gelungen ist, hat damit zu tun, dass das UDE-Prüfungswesen einschneidende Veränderungen zu bewältigen hatte. Im Zuge der Fusion mussten zwei Prüfungsämter zusammenwachsen, und am Campus Essen wurden außerdem die dezentralen Prüfungsämter zentralisiert. Die größte Umwälzung in der Prüfungsverwaltung verursacht jedoch der „Bologna-Prozess“, der die studienbegleitenden Prüfungen aller Studierenden in den knapp hundert Bachelor- und Masterstudiengängen vervielfacht hat. In Kooperation mit den Fächern müssen diese organisiert und zuverlässig dokumentiert werden.
Im Rahmen der Analyse wurden sechzehn Interviews mit Uni-Mitarbeiter/inne/n aus Verwaltung, Fachbereichen und der Hochschulleitung geführt, zwei Workshops und ein Gruppengespräch mit den Mitarbeiter/inne/n und Studierenden veranstaltet sowie die Aufwände und Aufgabenverteilungen differenziert nach Tätigkeitsbereichen und Studiengängen erhoben und ausgewertet. Zusätzlich wurden 60 Studierende befragt, die als „Kunden“ der Prüfungsverwaltung oft sehr genau wissen, wo Verbesserungsmaßnahmen ansetzen müssen. „Wir haben vielfältige Ansatzpunkte ermittelt, um die Leistungen des Prüfungswesens weiter zu verbessern“, so Ludwig Ciesielski.