Die alten Griechen brauchten für Forschung und Lehre nicht viel: Zu Platons Zeiten fand höhere Bildung draußen im Wald oder in einfachen Säulenhallen statt. Moderne Bildung und Forschung erfordern heutzutage hingegen eine Vielzahl an Gebäuden mit unterschiedlichen Flächen und teilweise hochkomplexer Technik. Das Gebäudemanagement stellt diese Versorgung von Forschung und Lehre mit der notwendigen Infrastruktur von Laboren über Hörsäle bis hin zu Bibliotheken sicher. Es schließt auch die technischen Anlagen vom Aufzug bis zur Entsalzungsanlage und die benötigte Energie mit ein. An den Universitäten fallen dafür je nach Größe der Hochschule Gesamtkosten von bis zu 35 Mio. Euro jährlich an – ohne Mieten und Baukosten. Zudem sind die Prozesse im Gebäudemanagement recht komplex, da sich viele unterschiedliche Personengruppen innerhalb wie außerhalb der Hochschulen an ihnen beteiligen. Daher ist es für die Fachhochschulen und Universitäten notwendig, ihre vorhandenen Ressourcen rational, differenziert und zielführend zu steuern.
Diese Ressourcensteuerung war Thema eines Benchmarkings der fünf Universitäten, bei dem sie die HIS GmbH unterstützte: Nachdem in den ersten beiden Phasen die Kostenstrukturen und wesentlichen Aufgabenfelder in vergleichender Weise untersucht wurden, haben die Hochschulen nun in mehreren Workshops strategische Entwicklungsfelder erörtert. Darin behandelten sie Fragen zum notwendigen Personalbedarf und den Kernkompetenzen für das Gebäudemanagement an Hochschulen, zu Service Level Agreements und zum optimalen Umgang mit Prozessschnittstellen. Auch die Frage, welche Aufgaben an Fremdfirmen übertragen werden können und welche an der Hochschule verbleiben müssen, war Thema des Zirkels. Die HIS GmbH hat das Benchmarking unterstützt, indem sie u. a. fachlichen Input und Kenntnisse von Verfahren anderer Hochschulen eingebracht sowie die Projektsteuerung und Moderation übernommen hat.
Als Ergebnis wurden beispielsweise für die Frage, welche Kompetenzen für das Gebäudemanagement mindestens notwendig sind, festgestellt, dass betriebswirtschaftliche oder Prozessmanagement-Kompetenzen sowie Sozial- und Kommunikationskompetenzen auszubauen sind. Außerdem sollen die unterschiedlichen Kompetenzen in den einzelnen Organisationseinheiten besser genutzt und verzahnt werden. Jedoch können aufgrund vielfältiger Einflussfaktoren keine generellen Aussagen über das notwendige Budget und die Personalausstattung für das Gebäudemanagement getroffen werden. Alle bekannten Versuche von parameterbezogenen Bemessungsformeln in den letzten Jahren sind gescheitert oder nur mit spezifischen, auf die Gegebenheiten der einzelnen Hochschule bezogenen Korrekturen anwendbar. Solche Formeln können zwar im Einzelfall durchaus hilfreich sein – die HIS GmbH hat damit in einem Evaluationsprojekt an einer Universität eine Kostenreduzierung im Anlagenmanagement von einer halben Million Euro pro Jahr durch Neuverhandlung einer bestehenden Fremdvergabe erreicht – eine generelle Personal- oder Budgetbemessung darüber ist jedoch nicht möglich.
Über die fachlichen Ergebnisse hinaus hat das Benchmarking-Projekt dazu beigetragen, den begonnenen Erfahrungsaustausch weiter zu führen und die Kontakte zu festigen. Der interuniversitäre Dialog hat sich als sehr konstruktiv erwiesen und soll weiterhin gepflegt werden, auch in Form eines „kurzen Drahts“ bei aktuellen Frage- und Problemstellungen.