Die Veränderungen in der Studien- und Prüfungsstruktur, andere Prüfungsformen, ein höherer Prüfungsdruck auf Seiten der Studierenden, die stärkere Einbindung von Lehrenden in den Prüfungsverwaltungsprozess sowie Fragen im Kontext von IT-Nutzung sind nur einige Aspekte, die Anlässe für Kommunikation und Konflikte in der Prüfungsverwaltung darstellen.
Gut 110 Fach- und Führungskräfte der Prüfungsverwaltung diskutierten auf Einladung der HIS Hochschul-Informations-System GmbH und des Arbeitskreises Prüfungsverwaltung der bundesdeutschen Hochschulen beim „Forum Prüfungsverwaltung 2009“ am 03. und 04. Juni in Hannover die Auswirkungen von Veränderungen im Umfeld der Hochschulen auf die Kommunikations- und Konfliktsituationen in der Prüfungsverwaltung. „Die Leitung von Prüfungsverwaltungen wird immer mehr zum Management von Veränderungen und in der Arbeitsorganisation zwischen dem akademischen Bereich und der Prüfungsverwaltung besteht mehr als zuvor die Notwendigkeit zu einer zeitnahen, verlässlichen und für alle Beteiligten transparenten Kommunikation“, berichtet Dr. Lars Degenhardt (HIS GmbH) als Organisator dieser Veranstaltung.
Die Kommunikationsanlässe und Konflikte der Prüfungsverwaltung wurden vor dem Hintergrund empirischer und theoretischer Beiträge sowie durch vielfältige Praxisbeispiele aus Hochschulen beleuchtet und mögliche Umgangsformen sowohl auf der individuellen Kompetenzebene als auch auf der Ebene der Organisationsstruktur aufgezeigt. Darüber hinaus konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erstmalig Trainingsangebote kennenlernen.
Den Auftakt der Veranstaltung bildete der Vortrag von Prof. Manfred Bornewasser (Universität Greifswald). Er stellte die Ergebnisse einer deutschlandweiten Befragung von Prüfungsämtern über Führung, Kommunikation und Konflikte vor. Die Themen dieser empirischen Studie wurden in dem Folgevortrag von Dr. Bernd Kleimann (HIS GmbH) theoretisch unter dem Fokus „Führungskultur in der Hochschulverwaltung“ vertieft. Dabei stellte er die These auf, dass in den administrativen Einheiten der deutschen Hochschulen bisher nur eine „unterentwickelte“ Führungskultur existiere und dies zu geringer Konfliktfähigkeit der Verwaltungsapparate führe.
Ergänzt wurden die theoretischen Ausführungen durch Fachvorträge von Hochschulvertreterinnen und -vertretern. Diese stellten beispielhafte Reorganisations- und Prozessoptimierungsmaßnahmen ihrer jeweiligen Hochschulen vor, durch deren Umsetzung Kommunikations- und Führungsstrukturen in der Prüfungsverwaltung verändert und Auswirkungen auf die Prävention und Bearbeitung von Konflikten erreicht wurden. Dr. Katharina Peters (Universität Göttingen) erläuterte am Beispiel der Studiendekanate das dort praktizierte dezentrale Qualitätsmanagement für Studium und Lehre. Dr. Horst Henrici (TU Berlin) und Madlen Wiechmann (Universität Hannover) stellten jeweils die Campus Center bzw. Service Center ihrer Universitäten vor. Sie berichteten dabei insbesondere über die angestrebten Verbesserungen für die Studierenden, die notwendigen Veränderungen in der Arbeitsorganisation und der Zusammenarbeit sowie die bereits vorhandenen Erfahrungen und messbaren Wirkungen. In einem weiteren Block standen die Prozessoptimierung innerhalb der Prüfungsverwaltung (Karin Busse, Leuphana Universität Lüneburg), der Umgang mit den teilweise schwer vereinbaren Leitlinien Bürokratisierung auf der einen und Serviceorientierung auf der anderen Seite (Dr. Ute Berbuir, Ruhr-Universität Bochum) sowie die Fragestellungen im Vordergrund, die sich durch den Einsatz von IT für die Gestaltung der Kommunikation ergeben (Lydia Ebner, Albert-Ludwigs-Universität Freiburg). Diese Fallbeispiele regten im Plenum einen intensiven Austausch an, der auch in den Pausen engagiert fortgeführt wurde.
Darüber hinaus war es für die Workshop-Teilnehmerinnen und -teilnehmer erstmalig möglich, in interaktiver Form Probleme zu bearbeiten und Erfahrungen auszutauschen. Fünf professionelle Trainerinnen und Trainer, u. a. vom Beratungsteam Niedersachsen, boten Schnuppertrainings zu den Themen Gesprächsführung im Umgang mit schwierigen Kunden, Konfliktmanagement, Geschäftsprozesse und Prozessoptimierung, Führung und Interkulturelle Kommunikation an. „Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bewerteten die lebendigen Trainingseinheiten mit kleinen Übungsbausteinen als positive Überraschung und Bereicherung“, berichtet Birga Stender (HIS GmbH), Organisatorin der Veranstaltung. Die gewonnenen Erfahrungen wurden als „Appetithappen“ und Anregung für zukünftige Weiterbildungsmaßnahmen in den eigenen Hochschulen mit nach Hause genommen.
Die große Resonanz und eine Vielzahl positiver Rückmeldungen haben gezeigt, dass vermeintlich „weiche“ Themen wie Kommunikation, Führung und Konfliktmanagement für die Arbeit der Prüfungsverwaltungen von hoher Bedeutung sind und entsprechend von den Führungskräften bei der Gestaltung ihres Verantwortungsbereiches aufgegriffen werden sollten.
Die Reihe „Forum Prüfungsverwaltung“ wird auch 2010 mit einem neuen Schwerpunktthema fortgesetzt.