EINBEZIEHUNG DER BETROFFENEN BEI VERÄNDERUNGSPROZESSEN
Ob Störungsbehebung, Reinigung oder Energiemanagement – die Gebäudetechnik und Infrastruktur soll für Studierende, Lehrende und Forschende an der Universität Ulm reibungslos funktionieren. Aus diesem Grund wurde die HIS Hochschul-Informations-System GmbH beauftragt, zentrale Fragen im Rahmen einer Organisationsuntersuchung des Gebäudemanagements zu beantworten.
Von besonderem Interesse waren dabei Fragen wie: Gibt es Verbesserungspotenzial bei der Qualität der Leistungen, ist die Prioritätensetzung angemessen, sind die Kostentrukturen zeitgemäß, ist die Steuerung der Ressourcen ausreichend?
Im ersten Halbjahr 2007 wurde deshalb das Gebäudemanagement durch eine Organisationsuntersuchung von HIS eingehend betrachtet. Mitarbeitende aus allen betroffenen Bereichen nahmen an Workshops teil, um den Stand des Gebäudemanagements an der Universität Ulm zu analysieren, Ideen für eine Verbesserung des Gebäudemanagements einzubringen oder gemeinsam mit den Beratern von HIS zu entwickeln.
Als Ergebnis wurden zahlreiche Empfehlungen erarbeitet, wie
• technische Vorschläge, z. B. zu Schließanlagen oder zur Gebäudeautomation,
• prozessbezogene Verbesserungen der Arbeitsabläufe,
• strategisch-instrumentelle Anregungen zu Steuerungsverfahren,
• unternehmenskulturelle Aspekte zur Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit,
• organisatorisch-strukturelle Empfehlungen zur Verlagerung von Aufgaben- und Zuständigkeitsbereichen sowie
• konkrete Einsparungsmöglichkeiten vor dem Hintergrund der gesetzten Rahmenbedingungen (d.h. ohne Personalabbau).
Nach Prüfung der Empfehlungen durch die Universitätsleitung und den Hochschulrat hat die Universität Ulm jetzt HIS mit der Umsetzung der prioritären Maßnahmen beauftragt.
Wie schon während der Organisationsuntersuchung werden dabei die betroffenen Mitarbeitenden in die konkrete Umsetzung eingebunden, um bei aller Zukunftsfähigkeit der Konzepte die Alltagstauglichkeit und Akzeptanz zu gewährleisten.