Die Universität Ulm organisiert nach umfangreicher Untersuchung die Aufgaben, Prozesse und Strukturen im Gebäudemanagement neu
Die Hochschulleitung beauftragte im November 2007 die HIS GmbH mit der Projektsteuerung und Begleitung der Umsetzung der wichtigsten Empfehlungen. Mit intensiver Beteiligung der Mitarbeitenden aus allen betroffenen Bereichen wurden in über 80 Workshops von 17 Arbeitsgruppen Konzepte entwickelt, Verfahrensregelungen festgelegt, Verantwortlichkeiten verortet und weitere Grundlagen für ein strukturiertes Arbeiten geschaffen,
wie z. B.:
- Konzentration der Aufgaben des Gebäudemanagements und Reduktion von Schnittstellen u. a. durch Zusammenlegen von zwei Dezernaten,
- Formulierung des Selbstverständnisses und konkreter Ziele des Gebäudemanagements sowie Erstellung einer Balanced Scorecard,
- Aufbau eines Beschwerdemanagements und Vorbereitung der Erneuerung des Ideenmanagements,
- Grundlagen für ein Auftragsmanagement-System mit zentraler Störungsannahme,
- Aufbau eines Anlagenkatasters,
- Ausbau des Energiemanagements auf Basis detaillierter Lastmessungen,
- Dokumenten- und Vertragsmanagement für eine zuverlässige Dokumentenorganisation und aktuelle Vertragsübersicht,
- Verbesserung der internen Außendarstellung durch neue Medien, Rundgänge und Schulungen.
Durch die Beteiligung der Mitarbeitenden wurden “nebenbei” soziale Kompetenzen und Projektsteuerungsfähigkeiten vermittelt. Auch erwiesen sich die abteilungs- und dezernatsübergreifenden Arbeitsgruppen als sehr konstruktiv für die interne Zusammenarbeit, insbesondere auch für die Integration der neu zusammengelegten Dezernate.
Entscheidend für die Qualität und Akzeptanz der Ergebnisse waren die konstruktive Zusammenarbeit zwischen der Hochschulleitung, den betroffenen Organisationseinheiten, Mitwirkenden aus allen Bereichen, dem Personalrat und dem externen Berater sowie das besondere Engagement aller am Projekt beteiligten Personen. Mit einer Kombination aus Fach- und Prozessberatung konnte die HIS GmbH ein systematisches und umfassendes methodisches Vorgehen gewährleisten.
Neben dem intensiv eingebundenen Personalrat zeigten sich auch der Dezernatsleiter, Herr Reiner Hausbeck und der Kanzler, Herr Dieter Kaufmann, als Auftraggeber sehr zufrieden mit dem Umsetzungsprozess. “Ohne die externe Begleitung der HIS GmbH mit ihrer hohen Kompetenz in der Organisationsentwicklung hätten wir diese Veränderung nicht so gut bewältigt. Die Projektarbeit bedeutete zusätzliche, teilweise auch neue Anforderungen an alle Beteiligten, die sich mit großem Engagement in die Aktivitäten eingebracht haben”, konstatierte Herr Kaufmann auf der Mitarbeitendenversammlung zum Abschluss der Projektphase.
Nun gilt es, das erworbene Know-how in der Praxis eigenständig anzuwenden und das Gebäudemanagement der Universität Ulm kontinuierlich zukunftsfähig zu gestalten. Für die weitere Umsetzung sind die Mitarbeitenden jetzt gut gerüstet, die ausstehenden Maßnahmen ohne externe Hilfe anzugehen. Denn “unser Ziel bei einer Organisationsentwicklung ist es selbstverständlich auch, die Hochschule in die Lage zu versetzen, mittelfristig Anpassungsprozesse selbststeuernd zu bewältigen und uns damit wieder überflüssig zu machen”, so HIS-Projektleiter Ralf Tegtmeyer.