Im Auftrag der Hochschulleitung hat die HIS Hochschul-Informations-System GmbH die Organisation von Studium und Lehre analysiert und ihre Ergebnisse im Oktober 2010 der Hochschulöffentlichkeit vorgestellt. Die HIS GmbH hat im Rahmen der Organisationsuntersuchung für die Universität Bielefeld die Stärken und Schwächen der bestehenden Organisation herausgearbeitet und Handlungsempfehlungen für deren Weiterentwicklung gegeben.
Im Fokus stand das Lehrveranstaltungsmanagement. „Hierfür müssen an allen Hochschulen viele Akteure aus den Fakultäten und zentralen Bereichen gut zusammenarbeiten, um die Studiengänge studierbar und den Ablauf der Lehrplanung reibungslos zu gestalten. Natürlich sollen auch Zeit- und Raumressourcen effektiv genutzt werden. Das ist für jede Hochschule eine große organisatorische Herausforderung“, verdeutlicht Birga Stender, Leiterin des Projekts bei der HIS GmbH. Weiterhin wurden die Prüfungsverwaltung, das Studiengangsmanagement sowie die Studieninformation und
-beratung in die Untersuchung einbezogen.
Die Ergebnisse der Analyse verschaffen der Universität Bielefeld einen differenzierten Einblick in die bestehenden Stärken und Schwächen der derzeitigen Organisation von Studium und Lehre. Aufgrund des komplexen Gegenstandsbereiches wurde die Analyse in zwei Phasen gegliedert:
In der ersten Phase wurden alle Fakultäten und beteiligten zentralen Bereiche befragt, um einen Überblick über die Anforderungen, die Organisationsstruktur und die Aufgabenwahrnehmung zu herzustellen.
Die zweite Phase der Analyse diente der Vertiefung. Es wurde mit einer Stichprobe von sechs Fakultäten beispielsweise anhand von Geschäftsprozessanalysen und Nutzerforen mit Lehrenden und Studierenden weitergearbeitet. Mit diesem Projektdesign konnten nicht nur die jeweiligen fachlichen und organisatorischen Anforderungen einbezogen werden.
Es machte auch transparent, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Fakultäten bei der Organisation von Studium und Lehre bestehen und welchen Unterstützungsbedarf die Beteiligten darauf aufbauend jeweils haben. Spiegelbildlich wurden die auf zentraler Ebene bereitgestellten Unterstützungs- und Koordinationsdienstleistungen für die Fakultäten beleuchtet.
In der Sollkonzeptionsphase des Projektes wurden die erarbeiteten Zwischenergebnisse mit den beteiligten Akteuren diskutiert und in Bezug auf mögliche Optimierungen weiterentwickelt. Die Universität Bielefeld hat mit dem Abschlussbericht eine ausführliche Darstellung und Bewertung der Analyseergebnisse erhalten, um sie bei den weiteren Reformschritten nutzen zu können.