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Auf kurzen Wegen schneller zum Schein

Julius-Maximilians-Universität Würzburg vereinfacht ihre PrüfungsverwaltungDie HIS GmbH und die Akteure aus den Fakultäten, dem Prüfungsamt, der Verwaltungs‐IT, der Personalvertretung sowie Studierende untersuchten die Geschäftsprozesse an der JMU Würzburg. Die HIS‐Berater und die Beteiligten der Universität arbeiteten vertrauensvoll und konstruktiv zusammen.

Insgesamt entwickelte das HIS‐Projektteam 31 Handlungsempfehlungen und stützte sich dabei auf vier zentrale methodische Bausteine:

  • In leitfadengestützten Expert(inn)en-Interviews wurden die bestehenden Geschäftsprozesse zur Leistungsverbuchung und in Anerkennungsverfahren analysiert, wobei die verschiedenen Sichtweisen in Fakultäten, Prüfungsverwaltung und IT untersucht wurden. Die befragten Mitarbeiter(innen) agierten als „Expert(inn)en ihrer eigenen Organisation“ und machten Stärken und Schwächen des bestehenden Systems transparent.
  • In drei Prozess-Workshops mit den Akteuren der Prüfungsverwaltung wurden mögliche Ablaufverbesserungen herausgearbeitet – wie die Verfahren und Vorgehensweisen innerhalb der Organisation optimiert und mit den vorhandenen HIS-Systemen bestmöglich unterstützt werden können.
  • In Kundenforen wurden Studierende als Nutzer befragt, um deren Erwartungen und Wünsche in die zukünftige Neugestaltung der Verfahren integrieren zu können.
  • Den Abschluss bildete ein Soll-Konzept-Workshop, in dem im Rahmen eines sogenannten „Mitarbeiterparlaments“ die Soll-Empfehlungen von HIS diskutiert und erste Ansätze zu deren Umsetzung diskutiert wurden.

Die beispielhaft an einigen Studiengängen durchgeführte Prozessanalyse offenbarte, dass bei Leistungsverbuchung und Anrechnungsverfahren im Rahmen von Studiengang-, Studienort- oder Prüfungsversionswechseln für die Studierenden der JMU Würzburg ein hoher Aufwand entstehen kann, der durch eine flexiblere Gestaltung des Modulwesens und der Abläufe beim Prüfungsordnungswechsel vermieden werden könnte. Zudem wird empfohlen, dass die Fächer Äquivalenzlisten erstellen, die eine höhere Automatisierung der Anrechnungsverfahren im aktuellen POS-GX-System (und insbesondere zukünftig in HISinOne) ermöglichen.

Weitere Handlungsempfehlungen des HIS-Beraterteams betrafen z. B. die Einrichtung einer Stelle, die vor der Inkraftsetzung neuer Studiengänge diese hinsichtlich der „Machbarkeit“ bezogen auf Studierbarkeit, Organisierbarkeit und Rechtssicherheit untersucht. Aufgabe ist es jetzt, an der JMU Würzburg gemeinsam mit den Fakultäten die Empfehlungen zu bewerten und praktisch umzusetzen.

Dr. Yvonne Bauer als Leiterin des HIS-Projektteams bewertet die Ergebnisse des Projekts überaus positiv: „Mit diesen Handlungsempfehlungen erhält die JMU Würzburg einen Leitfaden, wie das Studienmanagement – insbesondere mit Blick auf die Einführung von HISinOne – zukunftsfähig gestaltet werden kann.

Insbesondere der gewählte partizipative Ansatz hat sich als überaus erfolgsversprechend erwiesen, da hiermit die unterschiedlichen Sichtweisen an der Universität nicht nur in die Diskussion einbezogen, sondern auch konstruktiv zur Erarbeitung von Lösungsansätzen genutzt werden konnten.“