Berlin: Reorganisation der Verwaltungsstruktur von drei kleineren Kunsthochschulen in Berlin – Umsetzung des Kooperationsmodells

Die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur Berlin hat HIS im Juni 2004 mit der Begleitung der Umsetzung des Kooperationsmodells beauftragt. Inhalt des Projekts war die Gründung und Ausgestaltung von KompetenzCentern, in denen die drei kleineren Kunsthochschulen in Berlin ihre operativen Verwaltungsaufgaben gemeinsam bearbeiten. Auf der Basis der Ergebnisse einer von HIS zwischen Dezember 2003 und Februar 2004 erstellten Machbarkeitsstudie ist in der Umsetzungsphase ein Organisationsmodell implementiert worden, das in der Trennung operativer und strategischer Aufgaben besteht. Durch Bündelung des Know-hows und fachlicher Spezialisierung der Mitarbeiter sind Betriebsgrößen- bzw. Mengeneffekte zu erwarten. Diese personellen Ressourcen werden für die Bewältigung jener Aufgaben verwendet, die auf die Hochschulen neu zukommen. Die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie und die Konzeption der Umsetzungsphase sind – wenngleich hoch verdichtet – der Präsentation vor dem Hochschulrat der Hochschule für Musik “Hanns Eisler” zu entnehmen.

Anlass und Zielsetzung

Anlass des Projekts war die Statusänderung der drei Kunsthochschulen, die am 1. Januar 2004 zu Vertraghochschulen des Landes Berlins geworden sind.
Mit dieser Statusänderung ist eine Reform der Hochschulsteuerung verbunden:
Die Hochschulen übernehmen eine Reihe zusätzlicher Aufgaben, wie die Einführung einer Kosten-/Leistungsrechnung, die Erstellung von Struktur- und Entwicklungsplänen, die Lieferung von Leistungsberichten, die Bewirtschaftung eines Globalhaushalts, die Übernahme der Dienstherrenfunktion, der Personalwirtschaft sowie der Bauunterhaltung und die Einführung eines Flächenmanagements. Diese zusätzlichen Aufgaben sollten mit dem vorhandenen Personalbestand bewältigt werden. Aufgrund der Realisierung von KW-Vermerken in den Jahren zuvor, haben die drei Hochschulen zudem weitere personelle Ressourcen verloren. In der Umsetzungsphase des Projekts sind gemeinsam mit den drei künstlerischen Hochschulen

• Hochschule für Musik ‘Hanns Eisler’
• Hochschule für Schauspielkunst ‘Ernst Busch’
• Kunsthochschule Berlin-Weißensee

drei KompetenzCenter gegründet worden, in denen in den Arbeitsfeldern Personal, Haushalt und Finanzen sowie Informationstechnologie (IT) operative Verwaltungsaufgaben der Hochschulen nunmehr gemeinsam wahrgenommen werden. An den Hochschulen verbleibt der Bereich der Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Die Hochschulen haben dessen strategische Bedeutung gerade im Verfahren der Umstellung auf die Bachelor-/Master-Strukturen geltend gemacht und darauf gedrungen, dass diese Bereiche weiterhin durch die jeweilige Hochschule verantwortet werden. Die Betreuung des Gebäudemanagements der drei Hochschulen wird in Zukunft in enger Kooperation mit der Humboldt Universität erfolgen.

Arbeitsschritte

• Strategische Entscheidungen
  In dieser Projektphase sind grundlegende Entscheidungen hinsichtlich des zu realisierenden Organisationsmodells erarbeitet und gefällt worden.
• Prozessanalyse und Redesign der Verwaltungsprozesse; Zuordnung personeller Ressourcen auf der Basis eines quantitativen und qualitativen Personalkonzepts
  In diesem Arbeitsschritt sind Workshops mit den MitarbeiterInnen der drei Hochschulverwaltungen in den zentralen Aufgabenfeldern Haushalt und Finanzen, Personal, Bau- und Gebäudemanagement sowie Informationsmanagement durchgeführt worden. Dabei sind die bestehende Aufgabenwahrnehmung und die Verwaltungsprozesse zunächst visualisiert und anhand der Kriterien Prozessinhalte, -charakteristika, Rahmenbedingungen, Schnittstellen, Ressourcenaufwand, “weiche Faktoren” und Probleme bewertet worden. Zugleich hat HIS in einem weiteren Schritt die Geschäftsprozesse und die Aufgabenzuordnung zu den in der jeweiligen Hochschulverwaltung verbleibenden Steuerungseinheiten, den dezentralen Struktureinheiten der drei Hochschulen und den KompetenzCentren restrukturiert.

• Klärung rechtlicher, organisatorischer und informationstechnischer Rahmenbedingungen für die Umsetzung der neuen Organisationsstrukturen
  Die für die Umsetzung der neuen Organisationsstrukturen notwendigen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind in enger Abstimmung zwischen den drei Hochschulen und HIS entwickelt und in einer Verwaltungsvereinbarung niedergelegt worden. Dabei sind folgende wesentliche Entscheidungen getroffen worden:
  • Die drei ServiceCenter werden als gemeinsame Einrichtungen (gem. § 84 Abs. 3 in Verbindung mit § 83 Abs. 3 BerlHG) der drei Hochschulen zum 1. Juli bzw. 1. August 2005 gegründet
  • Die ServiceCenter Personal und Haushalt werden der Hochschule für Musik “Hanns Eisler”, das ServiceCenter IT der Kunsthochschule Berlin-Weißensee zugeordnet
  • Die Planstellen für die Beschäftigten der ServiceCenter werden zweckgebunden im Stellenplan der Hochschule gesondert ausgewiesen, der das ServiceCenter zugeordnet ist. Für den Fall der Auflösung der ServiceCenter fallen die Planstellen an die Ursprungshochschulen zurück.
  • Die strategische und grundsätzliche Verantwortung für die Mittelbewirtschaftung der betroffenen Titel verbleibt bei der jeweiligen Hochschule. Die haushaltsmäßige Ausführung im ServiceCenter erfolgt gemäß den übertragenen Bewirtschaftungsbefugnissen.
  • Die Zuständigkeiten der Beauftragten für den Haushalt der drei Hochschulen bleiben unberührt, desgleichen haushalts-, vergabe- und beschaffungsrechtliche Genehmigungsvorbehalte der jeweils betroffenen Hochschule.
  • Zur Steuerung der strategischen, strukturellen und grundsätzlichen personellen Angelegenheiten der ServiceCenter wird ein Beirat gebildet. Der Beirat besteht aus den Kanzlern der drei Hochschulen. Der Beirat trifft seine Beschlüsse einvernehmlich. Sollte eine einvernehmliche Beschlussfassung nicht erzielt werden können, sind die Rektoren anzurufen.
  • In laufenden Angelegenheiten, die alle drei Hochschulen oder den Dienstbetrieb des ServiceCenters betreffen, führt der Kanzler der Hochschule, der das ServiceCenter zugeordnet ist, die Aufsicht. In fachlichen Angelegenheiten, die die ServiceCenter im Auftrag der Hochschulen wahrnehmen, unterstehen sie der Aufsicht des jeweiligen Kanzlers.
• Gründung von drei KompetenzCentren
  Auf der Basis der geschaffenen rechtlichen, organisatorischen und informationstechnischen Rahmenbedingungen sind in den Arbeitsfeldern Haushalt/Finanzen, Personal und Informationstechnologie (IT) ServiceCenter gegründet worden.

Ergebnisse

Über die Ergebnisse des Projekts ist im Februar 2006 in zwei Vorträgen auf einer HIS-Veranstaltung mit dem Titel: Kooperation von Hochschulverwaltungen: Synergieeffekte – Anspruch und Wirklichkeit informiert worden.