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Universität Siegen: Organisationsberatung im Rahmen der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens

Ausgangspunkt und Zielsetzung

An der Universität Siegen wird das bisherige kamerale Haushaltswesen durch ein kaufmännisches Rechnungswesen ergänzt. Technische Grundlage dazu bildet die HIS-Software FIBU. Die Zeitplanung sieht vor, zum 01.01.2010 eine testierte Eröffnungsbilanz vorlegen zu können. Damit verbunden ist kurzfristig die Übernahme von zusätzlichen Aufgaben, wie beispielsweise die Durchführung einer Komplettinventur in bestimmten Zeitfenstern. Sind Anpassungen hinsichtlich der Ablauf- und Aufbauorganisation in diesem Rahmen erforderlich?

Aufgabe von HIS war es, im Rahmen einer begleitenden Organisationsberatung die engere Projektplanung des Einführungsprozesses als auch die derzeitige Ablauf- und Aufbauorganisation vor dem Hintergrund des kaufmännischen Rechnungswesens und den damit verbundenen neuen Aufgaben zu begutachten, notwendige Handlungsfelder zu spezifizieren und Vorschläge für das weitere Vorgehen auszuarbeiten.

Ziele der begleitenden Organisationsberatung waren:

  • den aktuellen Stand der organisatorischen Veränderungen zu beschreiben;
  • zu ermitteln, welche organisatorischen Veränderungen im Zuge der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens notwendig sind;
  • die interne Zeitplanung der Universität Siegen auf Realisierbarkeit zu überprüfen;
  • eine mögliche Projektplanung zur Konzeption und Umsetzung organisatorischer Veränderungen mit Unterstützung durch HIS zu erarbeiten (Stufe 2).

Projektdesign

Aufgrund obiger Zielsetzung schlug HIS vor, im Rahmen der begleitenden Organisationsberatung mehrere Instrumente einzusetzen:

  • Aufwandsschätzungen zur Ermittlung des jetzigen Personalaufwands in den Produktbereichen des Haushalts- und Finanzwesens.
  • Analysen der an der Universität Siegen bereits erhobenen IST-Prozesse, um die damaligen Arbeitsabläufe einschätzen und beurteilen zu können.
  • Gespräche mit Verantwortlichen und Akteuren in der Verwaltung.
  • Gespräche mit ausgewählten “Kunden” und dezentralen Akteuren in den Fakultäten, um auch deren Sichtweise vor allem hinsichtlich der Ergebnisqualität und Kundenzufriedenheit in die Betrachtung einzubeziehen.

Im Fokus standen jeweils dabei die Abläufe und Prozesse, auf die im Rahmen der Einführung eines kaufmännischen Rechnungswesens notwendigerweise Veränderungen zukamen.

Ergebnisse

Abschlussbericht (unveröffentlicht)

Projektmanagement

Dr. Harald Gilch