TU Hamburg-Harburg: Einführung eines CAFM-Systems

An der TU Hamburg-Harburg werden im Rahmen des Gebäudemanagements bzw. Facility Managements unterschiedliche technische Informationssysteme und Datensammlungen zum Teil als Stand-Alone-Systeme vorgehalten und genutzt. Ein großer Teil dieser Systeme arbeitet in abgegrenzten Bereichen, die durch organisatorische, funktionelle oder aufgabenbezogene Gegebenheiten festgelegt werden.

Die Einführung eines CAFM-Systems wird seitens der TU Hamburg-Harburg als eine Möglichkeit betrachtet, die im Bereich des Facility Managements relevanten Daten für Steuerungs- und Informationszwecke zeitnah und valide zu sammeln, aufzubereiten und verfügbar zu haben, so dass damit qualitative und letztlich auch wirtschaftliche Verbesserungen erreicht werden können.

Die HIS GmbH unterstützte die TU Hamburg-Harburg bei der Vorbereitung, Auswahl und Einführung eines CAFM-Systems unter Berücksichtigung der an der Hochschule vorgegebenen Rahmenbedingungen. Dabei wurden die vorhandenen und im Bereich des Gebäudemanagements genutzten Systeme zur Erfassung von Daten hinsichtlich ihrer Eignung für den übergreifenden Einsatz als CAFM-System geprüft und in die Überlegungen einbezogen. Zu berücksichtigen war außerdem die vorhandene ERP-Umgebung, insbesondere im Hinblick auf erforderliche Schnittstellen.

Arbeitsschritte

• Ist-Analyse
  Arbeitsprozesse, zuständige Organisationsbereiche, Datensammlungen, verwendete Software
• Erarbeitung der Nutzeranforderungen
  Ziele und Anforderungen für die Anwendung (u. a. infrastrukturelles, technisches und kaufmännisches Gebäudemanagement, Flächenmanagement), zukünftig Beteiligte, Datenerfassung, Verknüpfungen
• Bewertung der Analyseergebnisse und Erarbeitung von Vorschlägen
  Vorschläge zur Sicherung vorhandener Daten, Zuständigkeiten für Datenpflege, Abschätzung Datenaufnahme und Konvertierung etc.
• Erstellung eines Lastenhefts bzw. Leistungsverzeichnisses
  Konzepterstellung, Schnittstellenbeschreibung, Lastenheft als Grundlage für Leistungsverzeichnis, Vorschläge zur weiteren Vorgehensweise bei Auswahl und Implementierung