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TU Dortmund: Struktur- und Prozessoptimierung in der Haushaltsverwaltung

Ausgangssituation und Zielsetzung

Im Rahmen der Einführung der Kaufmännischen Buchführung und der HIS-Software FIBU an nordrhein-westfälischen Hochschulen hat die Universität Dortmund von HIS eine Organisationsanalyse durchführen lassen, um die grundlegenden organisatorischen Veränderungen, die aus der Einführung einer veränderten Form der Haushaltführung resultieren, vorbereiten und begleiten zu lassen. Denn grundsätzlich war zu erwarten, dass sich die (Teil-) Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Akteure im Zuge der Umstellung von der Kameralistik auf die Finanzbuchhaltung verändern, ebenso die Schnittstellen zwischen den einzelnen Beteiligten.

Ziel des Teilprojektes war die Evaluation der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation im Dezernat Haushalt vor dem Hintergrund der Einführung der kaufmännischen Buchführung.

Projektdesign

Zur Ermittlung von Optimierungspotentialen erfolgte die Analyse der bestehenden Organisations- und Prozessstrukturen und der Personalausstattung. Dabei wurden auch die Sicht und die Anforderungen der dezentralen Einrichtungen einbezogen und die Einführung eines übergreifenden Dokumentenmanagementsystems (DMS) berücksichtigt. Auf diese Weise konnte überprüft werden, ob die bestehenden Strukturen und Workflows den veränderten Anforderungen in optimaler Weise gerecht werden.

Anschließend wurden entstandene Störfaktoren aufgezeigt, Vorschläge für angepasste Arbeitsabläufe mit optimaler IT-Unterstützung entwickelt und Aufgaben sowie Zuständigkeiten geregelt. Die ermittelten Möglichkeiten der Optimierung sind die Voraussetzungen für die Erarbeitung von Reorganisationsvorschlägen.

Im Einzelnen wurden folgende Schritte durchgeführt:

  • Im Rahmen der “Kick-Off”-Veranstaltung wurden die organisatorischen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf geschaffen und die Mitarbeiter/-innen über den Projektverlauf informiert.
  • Die Datenerhebung erfolgte qualitativ in Form von Einzelgesprächen mit den Mitarbeiter/-innen und quantitativ mit Hilfe der von HIS für Benchmarking-Verfahren entwickelten Aufwandsschätzung.
  • Die Diagnose diente der Identifikation und Beschreibung der Aufgaben, Prozesse, Ressourcen und Anforderungen der Kunden in den benannten Aufgabenfeldern. Dabei wurden folgende Analysen vorgenommen:
    • Aufgaben- und Prozessanalyse: Identifikation der an der Universität Dortmund wahrgenommenen Aufgaben des Haushaltsdezernats sowie der angrenzenden Schnittstellen zu internen und externen Organisationseinheiten, Erfassung des Umfangs und der Qualität der bisherigen und der geplanten Leistungen.
  • Erarbeitung von Reorganisationsvorschlägen in Workshops: HIS hat auf Basis der erfolgten Diagnose die Abläufe hinsichtlich Effektivität und Effizienz im Rahmen von Workflow-Analysen überprüft und gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeiter/-innen der Universität Dortmund Ansätze zur Optimierung der bestehenden organisatorischen Strukturen und Prozessabläufe entwickelt.

Ergebnisse

Die Empfehlungen von HIS bezogen sich schwerpunktmäßig auf folgende Punkte:

  • quantitative und qualitative Personalbedarfe
  • Rolle der Zentralen Beschaffung
  • Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem

Der Abschlussbericht wurde der Universität Dortmund im August 2007 vorgelegt (unveröffentlicht). Das Projekt wird auf der FSV-Nutzertagung gemeinsam mit der Universität Dortmund vorgestellt.

Projektmanagement

Dr. Harald Gilch