An der Universität Graz werden im Rahmen des Gebäudemanagements bzw. Facility Managements unterschiedliche technische Informationssysteme und Datensammlungen zum Teil als Stand-Alone-Systeme vorgehalten und genutzt. Ein großer Teil dieser Systeme arbeitet in abgegrenzten Bereichen, die durch organisatorische, funktionelle oder aufgabenbezogene Gegebenheiten festgelegt werden. Eine einheitliche Datenhaltung sowie ein Datenaustausch zwischen verschiedenen Bereichen bzw. Anwendungen werden dadurch erschwert. Informationen werden an verschiedenen Stellen unabhängig voneinander vorgehalten und nach individuellen Vorgaben aktualisiert und stehen dann für eine übergreifende Nutzung nicht zur Verfügung.
Die Einführung eines CAFM-Systems wird seitens der Universität Graz als eine Möglichkeit betrachtet, die im Bereich des Facility Managements relevanten Daten für Steuerungs- und Informationszwecke zeitnah und valide zu sammeln, aufzubereiten und verfügbar zu haben, so dass damit qualitative und letztlich auch wirtschaftliche Verbesserungen erreicht werden können.
Die HIS GmbH (HIS) hat im Auftrag der Universität Graz eine Begutachtung der aktuellen Situation im Hinblick auf die Nutzung von IT-Systemen zur Unterstützung der FM-Aufgaben durchgeführt. Ziel war es dabei, Informationen über die an der Universität Graz bestehenden Rahmenbedingungen (Systemlandschaft, Systemumfang, Aufgaben, ggf. vorhandene System- und Bedienkonzepte) zu sammeln und erste Aussagen über die angemessene Ausstattung im Bereich des Flächenmanagements zu machen.
Arbeitsschritte
- Ist-Analyse der IT-Systeme und ihrer Nutzer im Bereich FM; der Aufgaben, Datennutzung und -archivierung im Bereich FM sowie Befragung der zuständigen Organisationsbereiche
- Zusammenstellung der Nutzeranforderungen der potentiellen Systemnutzer
- Zusammenfassung und Bewertung der Analyseergebnisse im Rahmen einer Übersicht über die Aufgaben, die an der Universität Graz im Bereich des FM durchgeführt werden mit Hinweisen zu den dafür benötigten Daten und deren Nutzung bzw. Archivierung, Zuständigkeiten für Datenpflege, etc.
- Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise.
In der Untersuchung ist deutlich geworden, dass es bei der Einführung eines CAFM-Systems nicht nur die Anforderungen an ein Software-System wichtig sind, sondern auch Fragen der Organisation wie beispielsweise Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten eine Rolle spielen. Entscheidend für den Erfolg ist außerdem die Akzeptanz des Systems, die durch die Einbeziehung aller Beteiligten im weiteren Verlauf des Diskussionsprozesses entscheidend beeinflusst werden kann.
Projektmanagement
Ralf-Dieter Person