Ausgangspunkt und Zielsetzung
Die Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen (HAWK HHG) plant, zukünftig die HIS-Software “HISinOne Campus-Management” einzusetzen und damit die aktuell genutzten HIS-Systeme der GX-Generation sowie LSF abzulösen, die bisher die klassischen Funktionen des Campusmanagements (Bewerbung, Studierenden-, Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung) abdeckten.
Im Vorfeld der anstehenden Migration nach HISinOne wurde an der HAWK HHG eine prozessorientierte Organisationsberatung im Bereich der Prüfungsverwaltung durchgeführt. HIS unterstützte die Hochschule bei der Erhebung, Analyse und Optimierung der Kernprozesse der Prüfungsverwaltung, um zum einen die bei einer Migration voranzustellenden Entscheidungen voranzutreiben und zum anderen eine Basis zur erfolgreichen Implementierung von HISinOne Campus-Management zu schaffen.
Projektdesign
In von HIS geleiteten Workshops wurden die Ist-Prozesse der Prüfungsverwaltung aller Fakultäten der HAWK HHG unter Beteiligung der jeweiligen SachbearbeiterInnen und des akademischen Bereichs detailliert aufgenommen und diskutiert. Da von der Entscheidung für HISinOne Campus-Management nicht nur alle damit zusammenhängenden Prozesse und Aufgaben, sondern auch Lehrende, Studierende und zentrale Einrichtungen betroffen sind, wurden diese Hochschulgruppen (Stakeholder) mit in das Projekt einbezogen, um über Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale Auskunft zu geben und die Prozessaufnahmen somit um diese Perspektive zu ergänzen. Im Anschluss wurden die einzelnen Prozesse von HIS dokumentiert und analysiert sowie mit dem HISinOne Referenzmodell abgeglichen, um notwendige Anpassungen und Optimierungspotenziale zu ermitteln. Die Ergebnisse der Analyse sind der HAWK HHG in Form von Handlungsempfehlungen als Diskussionsgrundlage für die Prozessoptimierung und für die Soll-Konzeption im Handlungsfeld Prüfungsverwaltung zur Verfügung gestellt worden.
Projektmanagement
Dr. Harald Gilch
Imke Jungermann