Fachhochschule Schmalkalden: Voruntersuchung zur Organisationsentwicklung bei der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens

Zielsetzungen und Ausgangssituation

In den Hochschulen Thüringens und damit auch an der Fachhochschule Schmalkalden soll das bisherige kamerale Haushaltswesen durch ein kaufmännisches Rechnungswesen abgelöst werden. Technische Grundlage bildet dazu das HIS Programm FIBU, das die aktuell im Haushalts- und Finanzwesen eingesetzten Programm FSV / KBS ergänzt bzw. ablöst. Parallel dazu überlegen die Hochschulen, intern im Rahmen einer Organisationsentwicklung das Haushalts- und Finanzwesen zu betrachten und weiter zu entwickeln. Der Fokus soll zunächst auf unmittelbar im Zusammenhang mit der FiBu-Einführung bevorstehenden Veränderungen liegen und später evt. erweitert werden. HIS wurde gebeten, im Rahmen einer Voruntersuchung mögliche Handlungsfelder für eine entsprechende Organisationsentwicklung zu spezifizieren und danach Vorschläge für das weitere Vorgehen zu erarbeiten.

Folgende Zielsetzungen standen im Zentrum:

• ermitteln, welche organisatorischen Veränderungen im Zuge der Einführung der kaufmännischen Rechnungswesens notwendig waren;
• beschreiben , welchen aktuellen Stand d ie organisatorischen Veränderungen an der Fachhochschule Erfurt schon erreicht hatten;
• prüfen und priorisieren, welche organisatorischen Veränderungen zusätzlich im Haushalts- und Finanzwesen sinnvoll oder empfehlenswert waren;
• erarbeiten einer mögliche n Projektplanung zur Konzeption und Umsetzung der organisatorischen Veränderungen mit Unterstützung durch HIS

Projektdesign

Folgende Instrumente sollten zum Einsatz kommen:

• Aufwandsschätzungen zur Ermittlung des jetzigen Personalaufwands im Haushalts- und Finanzwesen,
• Analysen der an der Fachhochschule Erfurt möglicherweise bereits erhobenen IST-Prozesse bzw. deren beispielhafte erste Erhebung,
• Gespräche mit Verantwortlichen und Akteuren in der Verwaltung (ablauf-, aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen; das Verhalten bei Störungen; mögliche Probleme; Änderungs-, Verbesserungswünsche, Optimierungsideen)
• Gespräche mit ausgewählten “Kunden” und dezentralen Akteuren Abläufe und Prozesse, die im Zentrum notwendiger Veränderungen standen, waren: Beschaffung, Rechnungseingang, Rechnungserstellung, Buchhaltung, Inventarisierung / Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr / Kasse, Personalmittelbewirtschaftung, Drittmittelverwaltung

Das HIS-Projektteam lenkte seine Aufmerksamkeit selbstverständlich auch auf die Schnittstellen zwischen zentraler Verwaltung und den Fachbereichen sowie auf die verwaltungsinterne Zusammenarbeit (Finanzen, Personal, Drittmittel und Controlling).

Ergebnisse

Abschlussbericht (unveröffentlicht)