Ausgangspunkt und Ziele
Die Fachhochschule Münster verfolgt das Ziel, die Administration von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Modulen zukünftig soweit wie möglich IT-gestützt und unter Zuhilfenahme von webbasierten Onlinefunktionen zu automatisieren. Sie greift hierbei bereits auf zahlreiche geleistete Vorarbeiten zurück, die im Rahmen des Projektes “Einführung von LSF und weiteren Selbstbedienungsfunktionen an der Fachhochschule Münster” durchgeführt worden sind. Nach der Einführung von Selbstbedienungsfunktionen in fünf Pilotstudiengängen sollen nun flächendeckend die eingeführten Funktionalitäten zum Einsatz kommen. Zu diesem Zweck soll standortbezogen vorgegangen werden, in dem bis zum Wintersemester 2008/2009 der Einsatz der LSF-Funktionen im Fachhochschulzentrum und im Fachbereich Sozialwesen und bis zum Wintersemester 2009/2010 für den Standort Steinfurt und auf dem Leonardo Campus zur Verfügung gestellt werden.
Projektdesign
Der Projektentwurf ist in Arbeitspakete unterteilt, die bei der Umsetzung an allen vier Standorten der FH Münster berücksichtigt werden müssen. Entscheidend für den Erfolg der Reform der Prüfungsverwaltung an der FH Münster wird sein, dass jedes der Arbeitspakete umgesetzt wird und dies jeweils in Abstimmung mit den anderen Arbeitspaketen geschieht. Implizit ist damit bereits zum Ausdruck gebracht, dass grundsätzlich offen gehalten wurde, ob die FH Münster die erforderlichen Aktivitäten eigenständig umsetzt, in Kooperation mit der HIS GmbH aktiv wird oder eine Übertragung von Arbeitspaketen auf die HIS GmbH erfolgt.
- Koordination und Projektmanagement
Als notwendige Maßnahme zur Sicherung des Erfolges der flächendeckenden Einführung und Nutzung der LSF-Funktionalitäten wird ein Projektmanagement eingerichtet, über das die verschiedenen Einzelaktivitäten an der FH Münster koordiniert werden.
- Technischer Support
Wesentlich ist zudem, die technischen und personellen Voraussetzungen zu schaffen, um die Selbstbedienungsfunktionen flächendeckend anbieten zu können. Schon in der ersten Projektphase (Einführung von LSF und QISPOS) sind dafür wichtige Grundlagen geschaffen worden.Der Erfolg des Projektes an der FH Münster hängt nun u. a. davon ab, ob es gelingt, flächendeckende Lösungen zu integrieren und entsprechend vermieden werden kann, insuläre Einzellösungen entstehen zu lassen.
- Design der Prozesse zwischen den Fachbereichen, den Studierenden und der Prüfungsverwaltung unter besonderer Berücksichtigung der Einführung von Selbstbedienungs-funktionen
Als gemeinsamer Stand des Wissens gilt, dass die Einführung der Selbstbedienungsfunktionen zu grundlegenden Veränderungen der Aufgaben der einzelnen Akteure und damit zu einer grundlegenden Neuorganisation des Prüfungswesens führt. Dies bedeutet für eine zielführende Soll-Analyse zukünftiger Prozessabläufe, dass es notwendig ist, alle am Prüfungswesen beteiligten Akteure einzubeziehen sowie technische Möglichkeiten und Notwendigkeiten zu berücksichtigen.
- Beratung, Informations- und Marketingkampagnen
Neben den technischen Rahmenbedingungen sind ebenso die Rahmenbedingungen für die Umsetzung durch die Anwender/-innen des Systems zu schaffen. Um Selbstbedienungsfunktionen hochschulweit zum Einsatz zu bringen, müssen die Akteure (Studierende/ Prüfer-/innen) entsprechend informiert werden. Dabei gilt es, ein zielgruppenbezogenes Marketingkonzept zu erarbeiten.
- Schulungen
Es wird sowohl von der FH Münster als auch von der HIS GmbH sicher gestellt, dass die erforderlichen Schulungen frühzeitig erfolgen, um den Software-Einsatz zu unterstützen.
- Koordination
Als Projektkoordinator wird HIS-seitig Herr Lars Degenhardt benannt. Weitere Mitarbeiter/-innen aus den HIS-Abteilungen 1 und 3 unterstützen ihn insbesondere bei der Realisierung der technischen Bestandteile und der Moderation von Arbeitsgruppen. Von Seiten der FH Münster wird ebenfalls eine zentrale Projektkoordination eingerichtet, die organisatorisch eng an die Hochschulleitung angebunden sein sollte, um Entscheidungen möglichst zeitnah und verbindlich treffen zu können.
Projektmanagement
Dr. Harald Gilch