Fachhochschule München: Evaluation des Technischen Betriebes

Die Fachhochschule München hatte im Sommer 2004 HIS beauftragt, die Organisation und Wirtschaftlichkeit ihres Technischen Betriebes zu untersuchen, um eine Optimierung der Bewältigung dieser Aufgaben erreichen. Auf Grundlage einer Analyse des Ist-Zustandes und der daraus gewonnenen Ergebnisse war dabei ein Sollkonzept zur Wahrnehmung der baulichen, technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Aufgaben des Gebäudemanagements an der Fachhochschule München zu entwickeln.

Ziel der Untersuchung

Ziel der Untersuchung war die Ermittlung und Darstellung von Optimierungspotentialen der Aufgabenwahrnehmung im Gebäudemanagement der FH München. Im Mittelpunkt stand dabei die Analyse und Neu-Konzeption der Organisation dieses Bereiches. Im Einzelnen wurden folgende Ziele verfolgt:

• Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
• Schaffung einer transparenten und eindeutigen Organisations- und Führungsstruktur
• Klare Formulierung von Zuständigkeiten, Aufgabenzuordnung und Verantwortlichkeiten unter Festlegung eindeutiger Regelungen der Schnittstellen zu angrenzenden internen und externen Bereichen
• Schaffung eindeutiger und möglichst kurzer Entscheidungswege
• Optimierung der Abläufe und Prozesse hinsichtlich Effektivität und Effizienz
• Optimierung hinsichtlich Eigen- und Fremdleistungen
• Überprüfung der Personalkapazität

Arbeitsschritte und Zeitplanung

Das Projekt wurde in vier Abschnitten durchgeführt:

• Bestandsaufnahme von Aufgaben und Prozessen, Erwartungen und Zielsetzungen der Hochschule anhand der Kriterien: Qualität/Kompetenz, Kundenorientierung, Zeitdauer und Ressourceneinsatz
• Bewertung durch HIS
• Ermittlung und Darstellung von Optimierungspotenzialen, Erarbeitung von Lösungsansätzen/Sollkonzept
• Ergebnisdokumentation

Für die Bearbeitung war der Zeitraum vom 7. Oktober bis zum 13. Dezember 2004 vorgesehen. Die Rahmentermine für die Projektabschnitte waren:

• Abschnitt A: 7. Oktober – Mitte November 2004
• Abschnitt B: November 2004
• Abschnitt C: Ende November/Anfang Dezember 2004
• Abschnitt D: Dezember 2004

Am 13. Dezember 2004 wurden in zwei Abschlusspräsentationen vor den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des technischen Betriebs (vormittags) sowie vor dem Leitungsgremium (nachmittags) die Ergebnisse präsentiert und die schriftliche Ergebnisdokumentation der Fachhochschule München übergeben. Mitte Januar 2005 konnte das Projekt dann mit einer Diskussionsrunde zur Maßnahmenplanung abgeschlossen werden.

Dokumentation

Projektdokumentation (interner Bericht)