Im Rahmen der Einführung der Software HISinOne wurden an der Hochschule verschiedene Prozesse im Bereich des Lehrveranstaltungsmanagements hinterfragt und HIS-HE mit einer Organisationsuntersuchung beauftragt.
Im Fokus stand die Geschäftsprozesserhebung, -analyse und -optimierung, exemplarisch für die Prozesse „Veranstaltungsangebot planen, abbilden und bewerten“ und „Raumplanung“, sowie die Identifikation von aufbau- und ablauforganisatorischen Optimierungspotentialen für die Entwicklung entsprechender Soll-Prozesse.
Methodisch wurden dabei folgende Instrumente eingesetzt:
- Fokusgruppengespräche mit zentralen Akteur:innen aus der Verwaltung und den Fachbereichen
- Aufnahme von Ist-Prozessen und Schnittstellen
- Workshops zur Entwicklung von Soll-Prozessen
- Kommunikation mit den Akteur:innen
HIS-HE geht bei seinen Beratungs- und Evaluationsprojekten grundsätzlich von einem partizipativen Beratungsansatz aus, der die beteiligten Akteur:innen möglichst umfassend einbezieht und im Ziel zu möglichst maßgeschneiderten, auf die jeweilige Situation bestmöglich angepassten und akzeptierten Lösungen führt.
Daraus begründeten sich vier Projektabschnitte:
- Vorbereitung und Feinplanung
- Prozessanalyse
- Entwicklung Soll-Prozesse
- Ergebnissicherung und -präsentation
Im Ergebnis wurden Handlungsempfehlungen zu den konkreten Prozessen und übergreifend für die Hochschule formuliert, die an der Hochschule als Grundlage für die Phase der Umsetzung verwendet werden.
Projektmanagement
Dr. Ingrid Zeitlhöfler