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Universität Ulm: Optimierung der Studierenden- und Prüfungsverwaltung

Zielsetzung

Die Universität Ulm hatte sich mit der Bitte an HIS gewandt, die Wirtschaftlichkeit im Bereich der Studierenden- und Prüfungsverwaltung zu untersuchen und Empfehlungen für eine Geschäftsprozessoptimierung zu erarbeiten. Übergeordnete Zielsetzung war die Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung und des Services im Kontext der Umstellung auf die neuen Bachelor- und Masterstudiengänge. Im Rahmen des Projektes wurden zudem die Ergebnisse aus zwei weiteren Teilprojekten zur Ursachenanalyse der Schwund- und Studienerfolgsquote und zur Kundenzufriedenheit berücksichtigt.

Projektdesign

Um Empfehlungen für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung entwickeln zu können, hat HIS eine Begutachtung der Organisationsstruktur, der Prozessabläufe, der Ressourcenausstattung sowie der Arbeitsweisen und der dabei eingesetzten Hilfsmittel vorgenommen. Dabei wurde u.a. das Instrument des kennzahlen- und prozessorientierten Benchmarking-Verfahrens eingesetzt. Auf Basis von Aufwandsschätzungen wurde ein hochschulübergreifender Leistungsvergleich des Aufgabengebietes ermöglicht und eine Wirtschaftlichkeitsanalyse vorgenommen. Durch Prozessanalysen konnten Verbesserungspotenziale ermittelt und konkrete Maßnahmen für die zukünftige Gestaltung von Prozessabläufen abgeleitet werden. Die Ermittlung der Immatrikulationskosten erfolgte, indem der personelle Aufwand seitens der Verwaltung und des akademischen Bereiches im Hochschulvergleich berechnet wurde. So konnten Kostenfaktoren z. B. mit Blick auf die Einführung von Eignungsfeststellungs- und Hochschulauswahlverfahren identifiziert werden.

Arbeitsschritte

  • Durchführung einer kennzahlengestützten Aufwandsschätzung
  • Ermittlung von Kosten für ausgewählte Arbeitsschritte
  • Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzialen
  • Durchführung von Prozessanalysen für ausgewählte Aufgaben
  • Erarbeitung von Empfehlungen für das Re-Design von Prozessen
  • Berechnung von Immatrikulationskosten

In Form von Workshops, die von HIS moderiert und dokumentiert wurden, erfolgte eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter(innen) des Aufgabengebietes Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Dabei wurden bestehende Prozesse hinterfragt und Alternativen und Lösungsmöglichkeiten für die zukünftige Gestaltung der Arbeitsabläufe erarbeitet.

Projektübergreifende Aktivitäten

Parallel zur Optimierung der Studierenden- und Prüfungsverwaltung erfolgte durch die Abteilung II der HIS GmbH die Ermittlung hochschulbezogener Studienerfolgsquoten sowie eine Ursachenanalyse von Schwund und Studienabbruch. Im Rahmen dieser Untersuchungen erfolgte die Durchführung einer Studierenden- sowie einer Exmatrikuliertenbefragung, um eine genauere Analyse über die Ursachen von Studienabbruch und Hochschulwechsel zu liefern. Erkenntnisse der Befragungen, die von Relevanz für die Aufgabenwahrnehmung in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung waren, wurden im Optimierungsprozess berücksichtigt.

Im Rahmen des von HIS initiierten Verwaltungsbenchmarkings der Süddeutschen Universitäten (TU Darmstadt, FAU Erlangen-Nürnberg, TU München und Uni Stuttgart) beteiligte sich die Universität Ulm an dem Teilprojekt zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit in verschiedensten Verwaltungsbereichen. Wichtige Anhaltspunkte zur Dienstleistungsverbesserung wurden flankierend berücksichtigt.

Veröffentlichungen

Abschlussbericht (September 2006 - unveröffentlicht)

Ihr Ansprechpartner

Dr. Harald Gilch