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Berlin: Evaluation des Modells der ServiceCenter der drei kleineren künstlerischen Hochschulen in Berlin

Die Hochschule für Musik, “Hanns Eisler”, Hochschule für Schauspiel “Ernst Busch” und die Kunsthochschule Berlin–Weißensee hatten sich darauf verständigt, die Aufgaben in der Personalverwaltung, im Haushalts- und Finanzmanagement und im Bereich der Informationstechnologien (IT) im Wesentlichen gemeinsam wahrzunehmen. Infolgedessen hatten sie die drei ServiceCenter Personal und Haushalt (an der Hochschule für Musik) und das ServiceCenter IT (an der Kunsthochschule für Musik) gegründet.

In der zwischen den Hochschulen geschlossenen Verwaltungsvereinbarung war eine Evaluation des Betriebs der ServiceCenter nach zwei Jahren vereinbart worden und die Berliner Hochschulen waren mit der Bitte an HIS herangetreten, dieses Evaluationsverfahren durchzuführen. Die Evaluation erfolgte in zwei Schritten: Zum einen nahm das Team eine Sichtung und Analyse von Dokumenten und Unterlagen vor, zum anderen beleuchtete man in Gesprächen mit den wesentlichen Stakeholdern zentrale Achsen des Evaluationsgegenstandes.

Zielsetzung

  • Eine Beurteilung der Funktionsfähigkeit der ServiceCenter vor dem Hintergrund der zweijährigen Erfahrung und die Herausarbeitung und Analyse von Stärken und Schwächen der neuen Organisationsstruktur.
  • Die Identifikation von potentiellen Hemmnissen und Doppelaktivitäten in den Geschäftsprozessen und Erarbeitung von Vorschlägen, die einer Optimierung dienen.
  • Die Analyse von Aufgabenabgrenzungen und Schnittstellenproblemen zwischen den ServiceCentern und den dezentralen administrativen Einheiten.
  • Der Vergleich der für den Aufgabenumfang zur Verfügung stehenden Stellenausstattung mit anderen Hochschulen.
  • Die Entwicklung von Empfehlungen für die Weiterentwicklung der jetzigen Organisationsstrukturen im administrativen Bereich.

Arbeitsschritte

  • Vorgespräche mit den Kanzlerinnen und Kanzlern, Auswahl der für die Evaluation notwendigen Unterlagen und Dokumenten, Entwicklung der Leitfäden für die Interviews, Zeitplanung und organisatorische Details,
  • Analyse der Dokumente und Unterlagen,
  • Gespräche mit den Kanzlerinnen und Kanzlern, den LeiterInnen und MitarbeiterInnen der ServiceCenter, sowie einige ihrer Kunden in den Fachbereichen,
  • Erstellung und Diskussion des Evaluationsberichts.

Veröffentlichungen

Abschlusspräsentation (interner Bericht)

Projektmanagement

Dr. Peter Altvater