Benchmarking: Hochschulverwaltung in den Universitäten Darmstadt, Erlangen, München (TUM) und Stuttgart

Ziel

Die vier Universitäten

• Technische Universität Darmstadt
• Universität Erlangen
• Technische Universität München
• Universität Stuttgart

hatten ein Benchmarking-Projekt mit der Zielsetzung, “in vergleichender Weise den Ressourcenbedarf der Verwaltung in ausgewählten Bereichen der einzelnen Hochschulen zu objektivieren, Grundsätze für die Personalbemessung bei den Hauptprozessen zu ermitteln, deren Qualität zu sichern und Verbesserungspotenziale zu identifizieren”. Der Benchmarking-Prozess fand in vier Arbeitsgruppen statt, die von HIS moderiert wurden. HIS hat neben dieser Aufgabe ergänzend als “Input” eine unabhängige Perspektive eingebracht.

Schwerpunkte des Benchmarkings

• Prüfungsverwaltung
• Studierendenverwaltung
• Facility Management
• Personalverwaltung, Haushalt und Finanzen

Arbeitsschritte

• Auswahl der Schlüsselprozesse
• Visualisierung der ausgewählten Prozesse;
• Prozessbewertung (Verbindung von Prozess und Ressourcen; Vergleich der Daten und Ursachenanalyse)
• Planung von Maßnahmen und Prozessoptimierung

Ergebnisse

Folgende Schlüsselprozesse wurden einem Benchmarking unterzogen:

• Prüfungsverwaltung: Prüfungsanmeldung, Prüfungsorganisation
• Studierendenverwaltung: Bewerbung, Zulassung, Einschreibung
• Facility Management: Nutzerantrag auf räumliche Erweiterung
• Personalverwaltung: Einstellung und Verlängerung wissenschaftlicher MitarbeiterInnen (BAT IIa), nicht-wissenschaftlicher MitarbeiterInnen sowie studentischer Hilfskräfte
• Haushalt/Finanzen: Durchlauf einer Rechnung, Administration von durch das BMBF geförderten Drittmittelprojekten, Administrative Abwicklung einer Dienstreise

Die Nützlichkeit und Qualität der inhaltlichen Ergebnisse konnte nur arbeitsfeldspezifisch durch die Hochschulen selbst bewertet werden. Verallgemeinernd galt es aber folgende Erkenntnisse festzuhalten:

• Inhaltlich liefert das Verfahren des qualitativen Benchmarkings Anhaltspunkte, wie Verbesserungen in Verwaltungsprozessen zu realisieren sind. Es ist prozessorientiert und stellt die “Produktion von Leistungen” in den Mittelpunkt. Es legt den Schwerpunkt auf das Verstehen von Leistungssteigerungspotentialen.
• Die Auswahl der Schlüsselprozesse war geeignet, da mit ihnen unterschiedliche Verfahrens- bzw. Prozessabläufe in den vier Hochschulen, ähnlichen Verfahrensabläufe, aber mit unterschiedlich hohem Aufwand an Ressourcen sowie unterschiedliche landesbezogene bzw. örtliche Rahmenbedingungen aufgezeigt wurden.
• Die von HIS eingeführten Bewertungskriterien Rahmenbedingungen, Prozesscharakteristika, Schnittstellen, Arbeits-(Hilfs)mittel, Qualifikation der Beschäftigten, Ergebnisqualität, “Weiche Faktoren” sowie Verfahrensprobleme haben sich als ein geeignetes Bewertungstableau erwiesen, die Unterschiede zwischen den Hochschulen in geeigneter Form transparent zu machen.
• Die Qualität des Verfahrens ist schließlich abhängig von der Effizienz und Effektivität der Gruppenarbeit. Wichtige Rahmenbedingungen sind ausreichend Zeit, geeignete Räumlichkeiten für die Workshops, geeignete Gruppenkonstellation, mit der Kompetenz Sachverhalte sowohl in seiner strategischen wie auch operativen Bedeutung einordnen zu können, geeignete Diskussionskultur, deren Grundvoraussetzung im Schaffen von Vertrauen zwischen den TeilnehmerInnen liegt und eine qualifizierte Moderation.

Veröffentlichungen

• Ergebnisdokumentation (August 2004 unveröffentlicht)
• Interner Abschlussworkshop der vier Universitäten am 4. Oktober 2004 in Darmstadt