Benchmarking: Fakultätsverwaltungen der Hochschule Wismar

Zielsetzung

HIS hatte im Frühjahr 2006 im Rahmen eines Verwaltungsbenchmarkings an der Hochschule Wismar nicht nur die Verwaltungsaufgaben in der zentralen Verwaltung erhoben; es wurden auch die Aufgaben in den Fachbereichsverwaltungen analysiert. Zum Ende des Jahres 2006 hat die Hochschule Wismar die sieben ehemaligen Fachbereiche zu drei neuen Fakultäten zusammengefasst. Die Hochschule Wismar wandte sich 2007 mit der Bitte an HIS, die Daten und Ergebnisse aus dem Verwaltungsbenchmarking zu den Fakultätsverwaltungen als Ausgangspunkt zu nehmen, um Hinweise zu gewinnen, wie die Abläufe zukünftig im Zusammenspiel zwischen zentraler Verwaltung und Fakultätsverwaltungen organisiert und gestaltet werden sollen, und damit den Aufbau und die Weiterentwicklung der neuen Fakultätsverwaltungen zu unterstützen.

Arbeitsschritte

Aufbauend auf den Daten und Ergebnissen aus dem Verwaltungsbenchmarking wurden folgende Arbeitsschritte durchgeführt:

• Verifizierung der bisherigen Aufgabenwahrnehmung mit den Mitarbeiterinnen der Fakultätsverwaltungen, um Stärken und Schwächen sowie mögliche Perspektiven für eine zukünftige Aufgabengestaltung zu ermitteln
• Diskussion der plausibilisierten Ergebnisse mit den Leitungen der Fakultäten und Fakultätsverwaltungen sowie eine Betrachtung der Ziele und Perspektiven seitens der Fakultäten für ihre jeweilige Verwaltung
• Gemeinsame Diskussion zwischen den Leitungen der Fakultätsverwaltungen und den Verantwortlichen in der Zentralverwaltung, um Hinweise für eine zukünftige Aufgabenteilung mit den Fakultätsverwaltungen zu gewinnen
• Erarbeitung von Reorganisationsvorschlägen in Gesprächen und Workshops: HIS hat auf Basis der vorgenannten Arbeitsschritte Abläufe und Schnittstellen überprüft und gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeiter/innen der Hochschule Wismar Ansätze zur Optimierung der bestehenden Strukturen und Prozessabläufe entwickelt.

Ergebnisse

Die Empfehlungen von HIS bezogen sich schwerpunktmäßig auf folgende Punkte:

• Optimierung von übergreifenden Prozessen und Abläufen sowie Überarbeitung der bisherigen Aufteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung. Schnittstellenübergreifende Abbildung von Prozessen und Abläufen im Rahmen des QM.
• Aufbau einer gemeinsamen Verwaltung für die Fakultät für Ingenieurwissenschaften.
• Entwicklung und Aufbau eines professionellen Fakultätsmanagements und Einbettung in eine gemeinsame strategische Ausrichtung der Hochschule Wismar.

Der Abschlussbericht wurde der Hochschule Wismar im Januar 2008 vorgelegt (unveröffentlicht).