Benchmarking: Administration von Instituten der Leibniz-Gemeinschaft

Zielsetzung

Elf Institute der Leibniz-Gemeinschaft sind mit dem Wunsch an die HIS GmbH herangetreten, im Rahmen eines Benchmarking-Projekts die Effizienz und Effektivität administrativer Prozesse miteinander zu vergleichen. Im Rahmen des Projekts werden Verwaltungsprozesse aus den Bereichen des Finanzmanagements, des Personalmanagements, der wissenschaftsnahen Administration und des IT-Managements vergleichend betrachtet und einer quantitativen wie qualitativen Analyse unterzogen.

Das Ziel des Projekts, dass sich in zwei Phasen gliedert, bestand darin, entlang von ermittelten Effizienzdifferenzen Good-Practice-Verfahren zu identifizieren, die im Verlauf des Projekts zu einem “Lernen von Anderen” führen.

Projektdesign

Das Projekt “Benchmarking administrativer Bereiche von Instituten der Leibniz-Gemeinschaft” gliederten sich in zwei Phasen. In der ersten Phase (Quantitatives, kennzahlenbasiertes Benchmarking) wurde der eingesetzte Personalaufwand in den verschiedenen Verwaltungsbereichen erhoben und mit Basiszahlen der Institute ins Verhältnis gesetzt. Die ermittelten Kennzahlen ermöglichen einen Vergleich der Effizienz und Effektivität der administrativen Prozesse in den Instituten.

In der zweiten Phase (Qualitatives, prozessorientiertes Benchmarking) wurden entlang der in Phase I festgestellten quantitativen Differenzen an den Instituten ausgewählte Geschäftsprozesse im Finanz- und Personalmanagement erhoben und in gemeinsamen Workshops mit den MitarbeiterInnen verglichen. In dieser Phase stand das Lernen von Anderen, die innovative und kreative Lösungen für Problemlagen entwickelt haben, im Zentrum. So konnten an den Instituten eigene Optimierungsüberlegungen entwickelt und Veränderungen an den Geschäftsprozessen eingeleitet werden.

Das Instrument des prozessorientierten Benchmarking hat den Akteurinnen und Akteuren die Möglichkeit geboten, durch vergleichendes Lernen über Kennzahlenvergleiche hinaus einen nachhaltigen Nutzen aus dem Benchmarking zu ziehen. Dabei wurde Leistungsquantifizierung sinnvoll mit dem Lernen aus Unterschieden zwischen Instituten, administrativen Prozessen und Arbeitsorganisationen verbunden.

Arbeitsschritte

Phase I: Quantitatives, kennzahlenorientiertes Benchmarking

• Erhebung von Daten in den administrativen Bereichen, um daraus produktspezifische Kennzahlen zu ermitteln
• Plausibilisierung und Diskussion der erhobenen Daten an den beteiligten Instituten
• Vergleichende Betrachtung der Kennzahlen und gemeinsame Auswahl der Produktbereiche, Aufgaben und Prozesse, die Gegenstand des Moduls II werden sollen

Phase II: Qualitatives, prozessorientiertes Benchmarking

• Aufnahme und Visualisierung von ausgewählten Geschäftsprozessen
• Vergleichende Betrachtung der Produktbereiche, Aufgaben und Prozesse, um die unterschiedlichen Vorgehensweisen an den einzelnen Instituten herauszuarbeiten und gegenüberzustellen
• Identifizierung von Good-Practice-Verfahren und Generierung von Optimierungsansätzen; gemeinsame Workshops in den verschiedenen administrativen Bereichen