Das Forschungszentrum Jülich hat zum Zweck der vergleichenden Analyse ausgewählter Verwaltungsprozesse einen Benchmarking-Prozess der administrativen Bereiche gestartet. HIS unterstützte das Forschungszentrum dabei, indem es die Durchführung und Moderation entsprechender Workshops übernahm sowie deren Ergebnisse dokumentierte. Aufgabe von HIS war es mithin, dem Forschungszentrum Hinweise und Anregungen zur Gestaltung des Benchmarking-Verfahrens zu geben. Die eigentliche Durchführung des Benchmarkings lag in Obhut einer innerhalb des Forschungszentrums eigens dafür gegründeten Benchmarking-Arbeitsgruppe.
Zielsetzung des Benchmarkings war es, die Leistungsfähigkeit der administrativen Prozesse des Forschungszentrums zu steigern. Erkenntnisse dazu waren aus dem direkten Vergleich mit ebenbürtigen Benchmarking-Partnern zu gewinnen. Als Grundlage für die Analyse bestehender administrativer Prozesse wurde hinterfragt, wo die Prozesse am besten organisatorisch zu verorten seien. Darüber hinaus wurden Routinen grundsätzlich in Frage gestellt, d. h. hinsichtlich ihrer Notwendigkeit überprüft. Dabei stand die Frage im Vordergrund, ob Kosten, die ein Prozess verursacht, in Relation zum erreichten Nutzen stehen.
Die Analyse von Prozessen erstreckte sich über verschiedene administrative Bereiche und involvierte die Aufgabengebiete Haushalts-, Personal- und Forschungsadministration sowie den Bereich des Gebäudemanagements. Zur Vorbereitung des Benchmarkings wurde eine normierte Erfassung des Personalbestands innerhalb des Forschungszentrums Jülich vorgenommen. Des Weiteren wurde ein einheitliches Vorgehen zur Aufnahme, Analyse und Bewertung von Prozessen definiert. Daran schloss sich die Prozessaufnahme in den o. g. administrativen Bereichen an.
Im Rahmen des Projekts wurde die erforderliche Aufbereitung von Daten und Informationen für einen späteren Vergleich mit externen Benchmarking-Partnern gelegt und eine Schärfung der Zielvorstellungen hinsichtlich der Gestaltung administrativer Prozesse innerhalb des Forschungszentrums Jülich vorgenommen.
Dr. Harald Gilch