Im Anschluss an eine von HIS-HE durchgeführte Organisationsuntersuchung hat die PHSG die Aufgaben der
Institutssekretariate und Schnittstellen zu den Fakultätssekretariaten von HIS-HE analysieren lassen.
Die Ziele der Organisationsuntersuchung waren:
- Ist-Analyse der Aufgaben der Institutssekretariate
- Sollkonzept für die Aufgaben der Institutssekretariate
- Prüfung auf Möglichkeiten der Vereinheitlichung der Aufgaben
- Erhebung der Schnittstellen zu den Fakultätssekretariaten
- Erhebung der Schnittstelle zum Lehrveranstaltungsmanagement
- Klärung der Rechte und Rollen der Institutssekretariate für HISinOne
HIS-HE geht bei seinen Beratungs- und Evaluationsprojekten grundsätzlich von einem partizipativen Beratungsansatz aus, der die beteiligten Akteur:innen möglichst umfassend einbezieht und im Ziel zu maßgeschneiderten, auf die jeweilige Situation bestmöglich angepassten und akzeptierten Lösungen führt.
Daraus resultierte der Einsatz folgendener Instrumente:
- Interviews mit den Instituts- und Fakultätssekretärinnen
- Fokusgruppengespräche mit zentralen Akteur:innen aus der Verwaltung und den Fachbereichen
- Erstellung einer Aufgabenkritik auf Leitungsebene
- Workshop zur Entwicklung eines Soll-Aufgabenkatalogs
- Kommunikation mit den Akteur:innen
Im Rahmen einer Abschlusspräsentation wurden die Ergebnisse interessierten Mitarbeitenden präsentiert.
Im Ergebnis wurden Handlungsempfehlungen für die Hochschule formuliert, die an der Hochschule als
Grundlage für eine Phase der Umsetzung verwendet werden.