Gemeinsame Pressemitteilung der Justus-Liebig-Universität Gießen und der HIS GmbH
Der von Fachbereichen formulierte Bedarf nach gezielter zentraler Unterstützung bei der Ausgestaltung ihres Fachbereichsmanagements war Anlass für die Universitätsleitung, im Sinne einer strategischen Partnerschaft von Universitätsleitung und Fachbereichen die Weiterentwicklung der Justus-Liebig-Universität Gießen zu fördern.
Im Fokus des Projektes standen die strategischen und budgetbezogenen Planungsprozesse der Fachbereiche sowie deren operative Umsetzung. Nach dem Hessischen Hochschulgesetz sind die Fachbereiche auch für ihr Personalmittelbudget verantwortlich und haben damit insgesamt eine Reihe anspruchsvoller Managementaufgaben wahrzunehmen.
Das Projekt wurde durch die HIS GmbH aus Hannover begleitet, die zunächst Interviews in den Fachbereichen führte. Später wurden die Zwischenergebnisse im Rahmen eines Großgruppen-Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der Fachbereiche und der zentralen Verwaltung diskutiert, vertieft und bewertet. „Die Schnittstelle zwischen Fachbereichen und der Verwaltung ist eine anspruchsvolle, aber ganz entscheidende in Hochschulen. Es ist eine zukunftsweisende Entscheidung, dass sich die Universität Gießen so konsequent der Fragestellung annimmt, wie die zentrale Verwaltung die Fachbereiche bei ihrer Aufgabenwahrnehmung optimal unterstützen kann“, kommentiert Birga Stender von der HIS GmbH das Projekt.
Wesentliche Ergebnisse des Projektes sind:
- Im Fokus des Projektes stand der Austausch über die verschiedenen Formen der Professionalisierung im Fachbereichsmanagement. Die Dekaninnen und Dekane haben sich vielfach gemeinsam mit ihren Dekanatsmitarbeitern bereits geeignete Managementstrukturen aufgebaut. Diese sind entsprechend der Rahmenbedingungen in den Fachbereichen unterschiedlich gestaltet und werden durch interne Prozesse, fachliches Know-how und IT-Tools ergänzt. Für diese Bereiche wurde der konkrete Bedarf an Unterstützung durch die zentrale Verwaltung ermittelt.
- Daneben wurde deutlich, wie entscheidend die gute und regelmäßige Kommunikation zwischen Fachbereichen, zentraler Verwaltung und Präsidium für die Professionalisierung des Fachbereichsmanagement ist. Die Vorstellungen der Management-Generalisten aus den Fachbereichen und der Spezialisten aus der Verwaltung stimmen bislang nicht immer überein. „Wer übersetzt?“, brachte ein Dekan die besondere kommunikative Herausforderung auf den Punkt. Im Rahmen des Projektes wurde von den Beteiligten eine Reihe von Vorschlägen entwickelt, wie die gute Kommunikation weiter gefördert werden soll. Ein zentral organisierter regelmäßiger Austausch der Dekanatsreferenten wird hier weiterhelfen. Um auch den informellen Austausch zwischen den Fachbereichen zu befördern, regten die Dekaninnen und Dekane die Gründung eines „Dekanestammtischs“ an.
- Die HIS GmbH schlug der zentralen Verwaltung vor, ihre Unterstützungsangebote für drei Gruppen von Fachbereichen zu bündeln und entsprechend dem unterschiedlich umfangreichen Bedarf an Beratung und Unterstützung passgenau zu gestalten. Hierdurch kann die zentrale Verwaltung ressourcenschonend arbeiten und gleichzeitig die Vielfalt der Fachbereiche berücksichtigen.
„Professionelles Management in den Fachbereichen und Zentren ist wichtig, damit die Justus-Liebig-Universität ihre Ziele erreichen kann“, davon ist Annette Schütz, Koordinatorin des Projektes und Controllerin an der Universität Gießen, überzeugt. Deshalb stand das Projekt für sie auch unter dem Motto „voneinander lernen“. Diese Erwartung an die Zusammenarbeit, die sie stellvertretend für die zentrale Verwaltung der Hochschule formuliert, wurde bereits jetzt erfüllt. Mit den vorliegenden Ergebnissen bereitet die Universität nun die nächsten Umsetzungsschritte vor.