Finanzwesen der Universität Hohenheim macht sich fit für die Zukunft
Damit hat sich die Universität Hohenheim für eine durchdachte Komplettlösung aus einer Hand – von der IT-Lösung über die Organisationsberatung bis zur Einführungsbegleitung – entschieden.
Die IT-Einführung zum 1. Januar 2012 hat den Bereich des Haushalts- und Finanzwesens der Universität Hohenheim vor große Herausforderungen und Veränderungen gestellt. Die HIS GmbH hat im Zeitraum von Januar 2011 bis August 2012 den gesamten Modernisierungsprozess von der Analyse und Optimierung der Prozesse bis zu deren Implementierung begleitet und unterstützt. Dabei wurden die Akteure aus allen betroffenen Arbeitsbereichen der Hochschule in die Umsetzung eingebunden. In themenbezogenen Arbeitsgruppen entwickelten Mitarbeiter(innen) gemeinsam mit HIS-Organisationsberater(inne)n und HIS-IT-Berater(inne)n bereichsübergreifende Konzepte, bei denen auch die Nutzerperspektive im Fokus stand.
Vor der Einführung der neuen HIS-Software wurden zunächst die Abläufe in den Bereichen Buchhaltung und Zahlungsverkehr vereinfacht und die Aufgabenverteilung klar strukturiert. Mit der Umstellung auf FSV-MBS und KBS ergeben sich Verbesserungen, die auch organisatorische Veränderungen erfordern. Beispielsweise kommt es in der Ausgabebuchhaltung einer veränderten Systemlogik folgend zu Veränderungen der Aufgabenverteilung. Das neue System schafft zudem die Integration der bisher in getrennten Systemen vollzogenen Aufgaben von Mittelbewirtschaftung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr. Vereinfachungen ergeben sich ebenso bei der Erstellung des Tagesabschlusses. Auch wird sich der Anteil manueller Arbeit etwa durch ein künftig IT-gestütztes Mahnwesen reduzieren. Diese neuen und erweiterten Systemfunktionalitäten erforderten aber auch andere Arbeitsabläufe, die bis zur technischen Einführung der Software organisatorisch umgesetzt werden mussten.
Bei Veränderungen von Aufgaben und Prozessen, die mit der Umstellung des IT-Systems und der geplanten Umstellung des Rechnungswesens einhergehen, können Unsicherheiten und Ängste bei einigen Mitarbeitenden entstehen. Die HIS-Berater(innen) haben in ihrer Rolle als externe Moderator(inn)en unabhängig und unparteiisch nach Ursachen für mögliche Konflikte gesucht und gemeinsam mit allen Beteiligten konstruktive Lösungen entwickelt.
„Um künftig die umfangreichen Funktionalitäten von FSV-MBS und KBS möglichst effizient ausschöpfen zu können, ist ein ganzheitlicher Blick auf das Veränderungsmanagement notwendig. Für den erfolgreichen Produktivstart war dabei vor allem die enge Zusammenarbeit zwischen der Organisationsentwicklung, der IT-Einführung und den betroffenen Akteuren an der Universität Hohenheim ein zentraler Baustein“, erläutert HIS-Organisationsberater Martin Hamschmidt. Mit der Umsetzungsbegleitung durch die HIS GmbH hat die Universität Hohenheim den Grundstein für zukunftsgerichtete Strukturen in der Finanzverwaltung gelegt.