Zum 3. Forum Organisationsentwicklung am 27. und 28. April 2010 in Hannover
„An den Hochschulen hat das Zeitalter der Prozesse begonnen – das der Organisation ist ein Stück zurückgetreten.“ Mit diesen Worten eröffnete Professor Martin Leitner, Geschäftsführer der HIS GmbH, das diesjährige Forum Organisationsentwicklung der HIS GmbH. Die beschriebene Entwicklung zeigt sich an allen Hochschulen. Derzeit könne man bei Hochschulen allerdings noch nicht von Prozessorganisationen sprechen, fasst Dr. Peter Altvater seine Beobachtungen als Organisationsberater der HIS GmbH zusammen.
Denn eine gute Prozessgestaltung braucht Zeit: Auch andere Akteure im öffentlichen Bereich, beispielsweise die Kommunen, haben bei der Prozessaufnahme und -gestaltung gegenüber den Hochschulen keinen großen Vorsprung. Punktuell sind Universitäten und Fachhochschulen sogar weiter.
Alle Referentinnen und Referenten des Forums betonten, dass es sich für die Hochschulen lohnt, ihre Prozesse zu visualisieren und zu optimieren: Zuständigkeiten werden transparent, Abläufe – beispielsweise in Berufungsverfahren – beschleunigt und Schwachstellen auf der direkten Arbeitsebene und in der Organisation erkenn- und korrigierbar.
Wie passt Prozessmanagement mit der Freiheit in Forschung und Lehre zusammen? Gerade für die Lehrstühle und Institute, für die insbesondere die Prüfungs- und Studienverwaltung einen immer komplexeren Verwaltungsaufwand bedeutet, ist die Prozessorganisation ein echter Mehrwert. Hingegen müssen kreative Entscheidungsprozesse im Wissenschaftsbereich, so Professor Dr. Johann Janssen von der Hochschule Fulda, „bewusst offen gestaltet werden“. Durch die Optimierung von Verwaltungsabläufen könne jedoch gerade auf der dezentralen Ebene viel Zeit eingespart und stattdessen für Forschung und Lehre genutzt werden.
Wovon hängt ein gelungenes Prozessmanagement ab? Ein wesentlicher Erfolgsfaktor sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Längst ist das Know-how an Hochschulen vorhanden, um Prozesse zu beleuchten. Häufig mangelt es jedoch an Zeit. Für die Prozessaufnahme sind koordinierte Projekte nötig, die alle Prozessbeteiligten einbinden. Prozessmanagement kann nur dann gelingen, wenn zwischen den Beteiligten ein gemeinsames Prozessverständnis vorherrscht. Dafür muss die Hochschule eine Kultur der echten Offenheit, Partizipation und Transparenz bieten.
Optimalerweise laufen Geschäftsprozesse DV-gestützt ab. Gleichwohl darf die IT nicht die Geschäftsprozesse dominieren. Dies fängt bereits bei der Prozessaufnahme an, die im ersten Schritt so einfach wie möglich gestaltet werden sollte. Soll auf die Prozessaufnahme eine Prozessoptimierung folgen, so lässt sich diese am besten vor dem Hintergrund eines strategischen Zukunftskonzepts der Hochschule realisieren.
Die Veranstaltung bot viel Raum für Praxis: In parallelen Workshops zu den zentralen Verwaltungsbereichen Campusmanagement, Finanzmanagement und Personalmanagement stellten Partnerhochschulen gemeinsam mit der HIS GmbH Prozessaufnahme und -optimierung an Praxisbeispielen vor. Neben einem tieferen Einblick in die verschiedenen Visualisierungsmöglichkeiten zeigten die Workshops die notwendigen Rahmenbedingungen für das Gelingen eines Prozessvorhabens auf.
Auch hier wurde deutlich, dass Prozessaufnahmen zwar Zeit und Aufwand kosten, dass sich die Mühe aber auszahlt. Prozessmanagement sei, so Altvater, für alle Hochschulen ein Thema und unmittelbar mit ihrer Zukunftsfähigkeit verbunden. „Eine Hochschule, die ihre Prozesse nicht kennt, bleibt in Vorgangs- und Prüfstrukturen hängen.“