Potsdam: Verwaltungskooperation der Hochschulen am Standort Potsdam

Die drei Potsdamer Hochschulen

• Universität Potsdam
• Fachhochschule Potsdam (FHP)
• Hochschule für Film- und Fernsehen “Konrad Wolf” Potsdam-Babelsberg (HFF)

haben sich Anfang des Jahres 2003 mit der Bitte an HIS gewandt, sie bei der Ermittlung und Ausgestaltung von Kooperationsfeldern für verwaltungsbezogene Teilaufgaben und/oder operative Arbeitsprojekte beratend zu unterstützen.

Ziel der Untersuchung

Ziel des Projekts “Verwaltungskooperation am Standort Potsdam” war die Konzeptionierung von Verwaltungsorganisationslösungen, die die drei Hochschulen am Standort Potsdam im Verbund durchführen können.

Fokus der Untersuchung

Der zentrale Fokus des Projektes lag darauf, Kooperation als ein geeignetes Instrument zur Optimierung und Kosteneinsparung in der Verwaltungspraxis der drei Potsdamer Hochschulen zu prüfen und ggf. realisierbare Organisationsformen zu entwickeln. In den Arbeitsfeldern (Arbeitsfelder A)

• Gebäudemanagement,
• Arbeits- und Umweltschutz,
• Innere Dienste,
• Telekommunikation,
• Beschaffung,
• EDV-Zentrale Netze / Verwaltungs-DV,
• Weiterbildung der Mitarbeiter/-innen,
• Lehrlingsausbildung,
• Zulassung ausländischer Studienbewerber/-innen

wurden auf Grundlage einer Organisationsdiagnose Kooperationspotenziale ermittelt und in gemeinsamen Workshops aller drei Hochschulen konkrete Kooperationslösungen erarbeitet. In den Arbeitsfeldern (Arbeitsfelder B)

• Forschungsförderungsinformation,
• Rechtsfragen / Justitiariat,
• Studierenden- und Prüfungsverwaltung,
• Akademisches Auslandsamt,
• Haushalt und Finanzen,
• Personalverwaltung

wurden ebenfalls Potenziale ermittelt. Mit der Umsetzung der benannten Vorschläge für Kooperationslösungen wurde in einigen Arbeitsfeldern B bereits begonnen (Forschungsförderungsinformation, Rechtsfragen / Justitiariat). In anderen Arbeitsfeldern B (Haushalt und Finanzen, Personalverwaltung) müsten diese ggf. noch im Hinblick auf ihre Realisierungsbedingungen im Einzelnen zusammen mit den Hochschulen geprüft werden.

Ergebnisse

Es wurden eine Vielzahl von Kooperationspotenzialen zwischen den Hochschulen ermittelt, die Vor- und Nachteile offen diskutiert, Organisationslösungen auf ihren Mehrwert für alle Hochschulen geprüft und, soweit dies bejaht werden konnte, realisierbare Lösungen bereits erarbeitet. Entsprechend den Auswirkungen auf die Veränderung der Organisationsstrukturen sind auf den vier Ebenen

• Gründung von gemeinsamen Einrichtungen und Betrieb gemeinsamer Infrastrukturen,
• Gemeinschaftsarbeit ohne gemeinsame Einrichtung,
• vertraglich geregelter Leistungstransfer zwischen den Hochschulen,
• gemeinsamer Informations- und Erfahrungsaustausch

Kooperationslösungen entwickelt worden. Zu beachten ist dabei, dass der noch zu leistende Umsetzungs- und Realisierungsaufwand in einem direkten Verhältnis zur Komplexität der Lösung steht.

Im Zuge der Aufwand-Nutzen-Betrachtung von Kooperationsmöglichkeiten ergaben sich für die Hochschulen aber auch alternative Optimierungsstrategien, wie z. B. interne Reorganisationen von Verwaltungsabläufen oder Outsourcing, die ebenfalls realisiert werden könnten, und mit denen teilweise sogar größere Ressourceneinsparungen als durch Kooperation erzielbar sein dürften.

Besonders hervorzuheben ist seitens HIS das gute Kooperationsklima, in dem das Projekt durchgeführt werden konnte, und das auf einer Vielzahl von bereits bestehenden Kooperationen gründet. Aus den Erfahrungen von HIS ist es nicht selbstverständlich, dass sich Hochschulen so konstruktiv wie in Potsdam um Kooperationslösungen bemühen, zumal sie im Wettbewerb zueinander stehen.

Veröffentlichungen

Projektbericht: Verwaltungskooperation der Hochschulen am Standort Potsdam. Hannover Mai 2004 (unveröffentlichter Abschlussbericht)