Hamburg: Entwicklung und Umsetzung einer Konzeption für eine effiziente Erfüllung der Aufgaben einer Hochschulverwaltung für drei kleinere Hamburger Hochschulen

Anlass, Zielsetzung und Inhalt des Projekts

Die Behörde für Wissenschaft und Forschung (BWF) hat die Hochschul-Informations-System GmbH (HIS) im Juni 2005 beauftragt, eine Konzeption zu erarbeiten, nach der die drei Hamburger Hochschulen

• HafenCity Universität Hamburg (HCU)
• Hochschule für bildende Künste Hamburg (HfbK)
• Hochschule für Musik und Theater Hamburg (HfMT)

ihre Verwaltungsaufgaben zukünftig gemeinsam in einer neu zu gründenden Organisationseinheit wahrnehmen. Zentrales Ziel der Kooperation der drei Hochschulen ist dabei die Realisierung von Prinzipien der Aufgabenwahrnehmung, die sich an den Kriterien der Effizienz und Effektivität, der Qualität sowie der Kundenzentrierung orientieren.
Anlass des Reorganisationsprojekts war die Neugründung der HafenCity Universität zum Januar 2006. In dieser Universität für Baukunst und Raumentwicklung wird die Freie und Hansestadt Hamburg alle baubezogenen Studiengänge konzentrieren und in den nächsten Jahren in einem repräsentativen Neubau am Magdeburger Hafen in der HafenCity unterbringen.
Die HafenCity Universität ist darauf angewiesen, dass ihr alle Dienstleistungen und Funktionen einer modernen Hochschulverwaltung uneingeschränkt zur Verfügung stehen. In diesem Zusammenhang hat die BWF Überlegungen angestellt, inwieweit die bestehenden Hochschulverwaltungen der HfbK und der HfMT in eine übergreifende Leistungserbringung der Verwaltungsfunktionen für alle drei Hochschulen einbezogen werden können.
Inhalte des Reorganisationsprojekts waren:

• Die Entwicklung eines umsetzungsfähigen Organisationskonzepts, auf dessen Grundlage die Verwaltungsfunktionen für die drei Hochschulen effizient und effektiv wahrgenommen werden können
• Die Begleitung der Umsetzung des Organisationskonzeptes und die Realisierung der gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung im Echtbetrieb

Arbeitsschritte und Methodik

Das Projekt gliederte sich entsprechend der Zielsetzung in zwei Phasen. In der Konzeptionsphase erfolgte die Erarbeitung des Organisationskonzeptes in folgenden Arbeitsschritten:

• Bestandsaufnahme der personellen, finanziellen und räumlichen Ressourcen der HfbK, der HfMT und der in die HCU migrierenden Bereiche der Hochschule für angewandte Wissenschaften (HAW) und der Technischen Universität Hamburg-Harburg (TUHH)
• Grobanalyse der Geschäftsprozesse und Aufgaben in den Hochschulverwaltungen von HfbK und HfMT in den Verwaltungsfeldern Haushalt, Personal, Studierenden- und Prüfungsverwaltung, Bau- und Gebäudemanagement, DV-Administration/Information und Kommunikation
• Ermittlung der Verwaltungsbedarfe der neu zu gründenden HafenCity Universität
• Differenzierung der Verwaltungsaufgaben in strategische und operative Aufgaben
• Differenzierung der operativen Verwaltungsaufgaben in zentral und dezentral wahrzunehmende Aufgaben, die a) an den Hochschulen verbleibenden und b) in einer gemeinsamen Serviceeinrichtung anzusiedeln sind
• Erarbeitung der organisatorischen und rechtlichen Grundlagen zur Einrichtung und zum Betrieb einer gemeinsamen Serviceeinrichtung
• Erstellung eines Personalbemessungskonzepts zur zukünftigen Ausstattung der Hochschulverwaltungen und der Serviceeinrichtung in allen Verwaltungsfeldern
• Entwurf eines Organisationsmodells und Zuordnung der operativen und strategischen Aufgaben zu den im Modell vorgesehenen Organisationseinheiten

Ergebnisse

Die Ergebnisse der Erhebungs- und Konzeptionsphase sind in einem Zwischenbericht niedergelegt worden: Entwicklung und Umsetzung einer Konzeption für eine effiziente Erfüllung der Aufgaben einer Hochschulverwaltung für die drei Hamburger Hochschulen. Unveröffentlichter Zwischenbericht: Hannover, im Dezember 2005.

Nach Vorlage der Ist-Analyse und des Sollkonzepts hat im Projekt ein länger dauernder, intensiver Beratungs- und Abstimmungsprozess zwischen den beteiligten Hochschulen, der Behörde für Wissenschaft und der HIS GmbH eingesetzt, in dem die Strategien und Vorgehensweisen in der Umsetzungsphase intensiv diskutiert worden sind. Im Rahmen dieses Diskussionsprozess sind im Projekt konsensual folgende Aspekte verabschiedet worden:

• Die Kooperationsvereinbarung über die Gründung und Ansiedlung der Betriebseinheit “AdHOCH – Administrationsdienste HCU-HfbK-HfMT” an der HafenCity Universität
• Die Organisationsstruktur und die Arbeitsfelder von AdHOCH
• Das Personalbemessungskonzept und die konkrete personelle Ausstattung von AdHOCH zu Beginn und am Ende der Gründungsphase
• Die Modalitäten des Verfahrens der Stellenbesetzung

Aufgrund der Intensität und Komplexität dieses Aushandlungsprozesses konnte der Eintritt in die Umsetzungsphase nicht mehr innerhalb des geplanten Projektzeitraumes, sondern erst mit Abschluss des Projekts verwirklicht werden.
Die drei beteiligten Hochschulen werden den Prozess der Umsetzung des Organisationskonzepts in Eigenregie vollziehen und dabei im wesentlichen folgende Fragen klären:

• Die Feinjustierung der Prozesse und Schnittstellen der Betriebseinheit
  (Front- und BackOffice; Steuerungsgruppen)
• Die räumlichen Unterbringung der MitarbeiterInnen von AdHOCH
• Die Personalauswahl (einschl. des Mitbestimmungsverfahrens)