Hochschule für Künste Bremen: Organisationsberatung des Aufgabenbereichs Finanzmanagement

Ausgangspunkt und Zielsetzung

Die Hochschule für Künste Bremen hat personelle Veränderungen im Dezernat Finanzen und Beschaffung zum Anlass genommen, die Aufgabenverteilung und personelle Ausstattung des Dezernats von der HIS GmbH untersuchen zu lassen.

Die Ziele der Beratungsaktivitäten durch die HIS GmbH waren die Darstellung der Kostenstruktur im Aufgabenbereich Finanzmanagement im Vergleich zu anderen Kunst-/und Musikhochschulen. Zudem sind Optimierungspotenziale in den Geschäftsprozessen des Dezernats sowie Schnittstellen in die Fachbereiche untersucht und optimiert worden.

Projektdesign

Aufgrund obiger Zielsetzung hat die HIS GmbH neben einem Benchmarking und entsprechenden Auswertungen eine prozessorientierte Fachberatung durchgeführt. Im Rahmen der Fachberatung wurden auf der Basis einer groben Organisationsdiagnose inhaltliche und prozessuale Verbesserungsmöglichkeiten gemeinsam mit den Mitarbeiter/-innen des Dezernats erarbeitet, Aufgaben und Kompetenzen der verschiedenen Hierarchieebenen festgelegt und die Erarbeitung von Arbeitsstrukturen begleitet.

Arbeitsschritte

Konkret ergaben sich aus den Zielsetzungen die folgenden vier Arbeitsschritte:

1. Erhebung der quantitativen Daten: Auf der Basis einer differenzierten Aufgabenbeschreibung hat die HIS GmbH den tatsächlichen Arbeitsaufwand der Mitarbeiter/-innen in den einzelnen Aufgabenfeldern des Finanzmanagements ermittelt.
2. Analyse und Bewertung der Daten – Vergleich mit anderen Kunst- und Musikhochschulen: Die ermittelten Daten wurden in diesem Arbeitsschritt analysiert und mit bereits bei der HIS GmbH vorliegenden Daten von anderen Kunst- und Musikhochschulen verglichen. Die HIS GmbH orientierte sich bei diesen Vergleichen an den Standards von Benchmarking-Untersuchungen.
3. Erhebung qualitativer Daten: In diesem Arbeitsschritt wurden im Rahmen von leitfadenorientierten Interviews mit Mitarbeiter/-innen des Dezernats Finanzen und Beschaffung durchgeführt und die Ergebnisse der Interviews verdichtet.
4. Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsbeziehungen: Im abschließenden Arbeitsschritt hat die HIS GmbH die gewonnenen Erkenntnisse der quantitativen und qualitativen Recherchen gebündelt und in konkreten Vorschlägen zur Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung einmünden lassen.

Ergebnisse

Die Empfehlungen von HIS bezogen sich schwerpunktmäßig auf Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsbeziehungen, zu Aufgabenwahrnehmung und Kompetenzen, Führung und Zusammenarbeit sowie Information und Kommunikation.