Universität Augsburg: Organisationsberatung bei der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung

Ausgangssituation und Zielsetzung

Die Universität Augsburg hat wie die anderen bayerischen Universitäten die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eingefürt. Die Grundlage hierfür bildeten das HIS-Modul COB und die operativen Basismodule von HIS sowie weiterer Hersteller, mit denen an der Universität Augsburg innerhalb des Zeitraumes von Juni 2007 bis Mitte 2009 die Vorgaben des KLR-Rahmenkonzeptes für den Freistaat Bayern zu monetären Grund- und Auswertungsrechnungen realisiert wurden. Da eine nachhaltige Nutzung der KLR durch die Universität aber eine erfolgreiche organisatorische Einbettung des Instrumentes voraussetzt, hatte sich die Universität Augsburg dazu entschlossen, die Einführung der KLR durch eine Organisationsberatung begleiten zu lassen. Die Zielsetzung lag dabei zum einen in der Analyse und Gestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation in Richtung einer optimalen Ausrichtung auf die Anforderungen der KLR. Zum anderen wurde der Einführungsprozess zur Schaffung von Transparenz und Akzeptanz hochschulintern kommuniziert und moderiert.

Projektdesign

Aufgrund obiger Zielsetzung wurde das Projekt als prozessorientierte Fachberatung durchgeführt, bei der gemeinsam mit den Beteiligten an der Universität Augsburg auf der Basis der Anforderungen der KLR und der durchgeführten Arbeitschritte Umsetzungsstrategien erarbeitet wurden, die anschließend in einem Organisationsentwicklungsprozess moderiert und realisiert werden konnten. Konkret ergaben sich daraus folgende Arbeitsschritte:

• Aufgaben und Prozessanalyse der von der KLR betroffenen Organisationseinheiten und Geschäftsprozesse.
• Diskussion und Bewertung der Aufgabenverteilung und Prozesse nach den Anforderungen der KLR sowie nach Kriterien der Kompetenz, der Kundenorientierung und des Ressourceneinsatzes.
• Gemeinsame Erarbeitung von Umsetzungsstrategien auf Basis der Aufgaben- und Prozessanalyse und deren Realisierung für eine optimale Einführung der KLR an der Universität Augsburg. Dabei stand vor allem die Entwicklung und Umsetzung von neu zu gestaltenden Workflows im Fokus.
• Durchführung von Erkenntnisworkshops zu den Möglichkeiten der Nutzung der KLR als Steuerungsinstrument innerhalb der Hochschule.
• Regelmäßige Präsentation der Projektergebnisse zur Schaffung von Transparenz und Akzeptanz der KLR innerhalb der Hochschule.