TU Dortmund: Analyse und Redesign der Prozesse im Haushalts- und Finanzwesen

Ziele der Untersuchung

Zentrale Zielsetzung dieses Vorhabens war es, eine Ist-Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation in den Aufgabenbereichen des Haushalts-/Finanzwesens sowie – basierend darauf – Handlungsempfehlungen und Optimierungspotenziale für die zukünftige organisatorische Gestaltung derselben zu entwicklen. Im Einzelnen wurden die folgenden Teilziele verfolgt:

• Analyse der derzeitigen Aufgabenwahrnehmung, Überprüfung der organisatorischen Ansiedlung,
• Analyse und Dokumentation der IST-Prozesse mit Fokus sowohl auf die Schnittstellen zwischen betroffenen Dezernaten, Abteilungen, Stabsstellen und dezentralen und wissenschaftlichen Einrichtungen (Fakultäten) als auch auf die speziellen Anforderungen, die sich aus den Prozessen an HISinOne-RM ergeben,
• Überprüfung der Effektivität der Prozessabläufe aus Kundensicht,
• Erarbeitung einer Sollkonzeption mit Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Aufgabenverteilung und Geschäftsprozessen in Bezug auf Qualität/Kompetenz, Ressourceneinsatz, IT-Einsatz, Effizienz, Zeit, Schnittstellen und Transparenz.

Mit der Organisationsuntersuchung stehen der TU Dortmund sowohl eine tiefer gehende Beschreibung ihrer derzeitigen Aufbau- und Ablauforganisation im Haushalts-/Finanzwesen mit Prozess- und Schwachstellenanalysen als auch konkrete Handlungsempfehlungen zur zukünftigen Organisation dieses Verwaltungsbereiches zur Verfügung. Damit wurden wichtige Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Einführung von HISinOne-RM in optimaler Weise gelingen kann.

Mit den Aufgaben im Haushalts-/Finanzwesen war zentral vor allem das Dezernat 5 (Haushalts- und Forschungsangelegenheiten, Zentrale Beschaffung) betraut. In die Untersuchung wurden auch die Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen und vor allem die dezentralen Akteure in den Fakultäten einzubezogen. Dies betraf für die zentrale Verwaltung insbesondere die Personalwirtschaft, das Controlling sowie die zuständigen Bereiche für die DV-Betreuung im Haushalts- und Finanzwesen.

Die Untersuchung berücksichtigte die spezifischen Rahmenbedingungen und Vorstellungen der Technischen Universität Dortmund. Daher war bereits bei der Entwicklung von Handlungsempfehlungen der Umsetzung ein großer Stellenwert einzuräumen und das betroffene Personal von Beginn an einzubinden. Die positiven Erfahrungen, die HIS 2007 mit dem Projekt “Prozessoptimierung in der Haushaltsverwaltung der Universität Dortmund” machte, haben gezeigt, dass diese enge Einbindung und Partizipation der Mitarbeiter/-innen die entscheidenden Erfolgsfaktoren für die Akzeptanz und damit auch die Realisierung von Handlungsempfehlungen sind.

Ergebnisse

Projektbericht (unveröffentlicht)