Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt: Prozessanalyse im Haushalts- und Finanzwesen

Ausgangssituation und Projektidee

Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt hat sich dazu entschlossen, ebenso wie die anderen bayerischen Hochschulen, gemäß den Bestimmungen des Bayerischen Hochschulgesetzes die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) einzuführen und damit u. a. die Voraussetzungen zu schaffen, um in der Drittmittelforschung die Anforderungen des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms nach Vollkostenrechnung sowie die Anforderungen der Trennungsrechnung zu erfüllen. Zur Realisierung dieses Vorhabens arbeitet die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt mit HIS zusammen und führt die HIS-Software COB ein. Zugehörige HIS-Basismodule und Schnittstellen sind dafür zu erweitern und anzupassen. Ein entsprechendes Projekt wird mit der HIS-Abteilung “Hochschul-IT” separat durchgeführt. Mit dem Geschäftsbereich “Hochschulmanagement”” wurde eine Untersuchung vereinbart, in der die organisatorischen Voraussetzungen und Änderungsbedarfe der Einführung der KLR an der Universität analysiert wurden. Der Bericht über die Analyse und daraus abgeleitete Handlungsempfehlungen wurde im Februar 2010 übergeben.

Ziel der Untersuchung

Ziel der Untersuchung der Prozesse im Haushalts- und Finanzwesen war,

• den aktuellen Stand der Organisation im Haushalts- und Finanzwesen an der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt zu beschreiben;
• zu ermitteln und zu priorisieren, welche organisatorischen Veränderungen in den Abläufen im Zuge der Einführung der KLR notwendig sind;
• zu prüfen und zu priorisieren, welche organisatorischen Veränderungen darüber hinaus im Bereich des Haushalts- und Finanzwesens sinnvoll oder empfehlenswert sind;
• eine Projektplanung zur Konzeption und Umsetzung der organisatorischen Veränderungen mit Unterstützung durch HIS zu erarbeiten.

Im Fokus der Projektplanung lagen folgende Themen: Beschaffungswesen, Rechnungseingang/Buchhaltung, Rechnungserstellung, Inventarisierung/Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr/Kasse, Personalmittelbewirtschaftung, Drittmittelverwaltung, Raumverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling/Reporting.