Fachhochschule Brandenburg: Organisationsuntersuchung der Hochschulverwaltung

Ausgangspunkt und Zielsetzung

Die im April 1992 gegründete Fachhochschule Brandenburg in der Stadt Brandenburg an der Havel ist in den vergangenen 10 Jahren stark gewachsen. Waren es im Wintersemester 1999/2000 noch rund 1.500 Studierende, konnte im Wintersemester 2009/2010 ein neuer Rekord von über 3.000 Studierenden verzeichnet werden, die in den drei Fachbereichen Technik, Wirtschaft sowie Informatik und Medien moderne, attraktive und zukunftsweisende Studiengänge studieren.
Allerdings war mit dem Wachstum der Fachhochschule Brandenburg nur ein minimaler Personalaufwuchs in der Verwaltung verbunden, so dass mit annähernd gleicher Personalzahl wie vor 10 Jahren die Verwaltungsaufgaben bewältigt werden müssen. Die Fachhochschule Brandenburg hat daher HIS mit einer Organisationsanalyse der Hochschulverwaltungen beauftragt, die von September 2010 bis März 2011 durchgeführt wurde.
Ziel der Organisationsuntersuchung wares, die aktuelle Situation der Aufgabenwahrnehmung und Geschäftsprozesse in der Verwaltung der Fachhochschule Brandenburg zu analysieren. Dazu gehörte,

• zu analysieren, welche Prozesse von wem in welcher Form bearbeitet werden;
• die Zusammenarbeit und die Schnittstellen zwischen den Abteilungen einerseits und der Verwaltung und den Fachbereichen andererseits zu durchleuchten;
• eine Analyse der derzeitigen Nutzung der im Einsatz befindlichen HIS-Systeme insbesondere auch vor dem Hintergrund des Nutzungsgrades webbasierter Online-Abfragen durchzuführen;
• Vorschläge für einen verbesserten Workflow in und zwischen den Abteilungen zu erarbeiten;
• zusätzlich speziell eine Einschätzung über Ausstattung, Abläufe, Auslastung und strategische Orientierung der hochschuleigenen Druckerei zu gewinnen;
• und insgesamt Einschätzungen im Hinblick auf den aktuellen Personalbestand vor dem Hintergrund der gewachsenen Aufgaben zu geben.

Zunächst sollte die gesamte Verwaltung untersucht werden, um daraus im Überblick Anhaltspunkte für Verbesserungen und Optimierungen zu erzielen.

Projektdesign

Aufgrund obiger Zielsetzung hat HIS im Rahmen der Organisationsuntersuchung verschiedene Instrumente eingesetzt, durch die mit überschaubarem Aufwand die gesteckten Ziele erreicht werden konnten. Dies waren im Einzelnen:

• Aufwandsschätzung einschließlich Kennzahlenbildung und Benchmarking mit vergleichbaren Fachhochschulen auf anonymer Basis. Für die gesamte Verwaltung wird der jetzige Personalaufwand in den einzelnen Produktbereichen erhoben, um daraus Aussagen zur Personalausstattung und auch zu einem möglichen zukünftigen Personalbedarf ableiten zu können. Außerdem lassen sich aus den Ergebnissen der Aufwandsschätzung Schwerpunkte und Prioritäten für die weitere Beratung ziehen.
• Analysen von acht beispielhaften Prozessen aus allen Verwaltungsbereichen, um die aktuellen Arbeitsabläufe einschätzen und beurteilen zu können. Dabei sollen auch die Schnittstellen innerhalb der Verwaltung und zum akademischen Bereich sowie die IT-Unterstützung im besonderen Fokus stehen.
• Plausibilisierungsrunden, Workshops und Einzelgespräche mit Verantwortlichen und Akteuren im Verwaltungsbereich, um Aussagen über ablauf- und aufbauorganisatorische Stärken und Schwächen, das Verhalten bei Störungen, mögliche Probleme und Änderungs- und Verbesserungswünsche sowie vorhandene Optimierungsideen bei den Beteiligten zu bekommen.
• Analyse des bestehenden Standes der IT-Ausstattung und der eingesetzten IT-Systeme und Abgleich der Möglichkeiten und der aktuellen Nutzung der verschiedenen Funktionalitäten unter besonderer Berücksichtigung von Online-Funktionalitäten.
• Analyse der Ausstattung, Aufgaben, Prozesse und künftigen Ausrichtung der hochschuleigenen Druckerei.
• Gespräche mit ausgewählten “Kunden” und dezentralen Akteuren in den Fachbereichen und zentralen Einrichtungen, um auch deren Sichtweise vor allem hinsichtlich der Ergebnisqualität und Kundenzufriedenheit in die Betrachtung einzubeziehen.

HIS hat sowohl für die Aufwandsschätzung als auch für die Prozessanalyse und für die Analyse des Standes der IT-Ausstattung jeweils Erhebungsinstrumentarien erarbeitet, die der Fachhochschule Brandenburg zu Beginn des Projekts zur Verfügung gestellt und den Verantwortlichen erläutert wurden. Im Anschluss an eine Eigenerhebung wurden die Ergebnisse von HIS einer ersten Auswertung unterzogen und die erhobenen Daten dann mit den Akteuren plausibilisiert und diskutiert. Mit der Durchführung von Kundenforen wurde sichergestellt, dass die Wünsche und Bedürfnisse der Fachbereiche und zentralen Einrichtungen bei der Formulierung von möglichen Verbesserungspotentialen und Handlungsempfehlungen mit berücksichtigt wurden.

Ergebnisse

Für den Auftraggeber ist eine schriftliche Dokumentation der Projektergebnisse erfolgt.