Die Justus-Liebig-Universität Gießen beabsichtigte die Einführung eines Identity Management Systems. Ein solches System unterstützt die täglichen Arbeitsabläufe in den zentralen und dezentralen Einrichtungen einer Universität überall dort, wo mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Aufgabe eines solchen Systems sind die zentrale Datenadministration und –versorgung nachgeordneter IT-Systeme, die ebenfalls auf Personendaten angewiesen sind.
Um ein solches System einführen zu können, hat HIS an der Justus-Liebig-Universität eine Organisationsanalyse durchgeführt und eine Projektstruktur für das Einführungsprojekt vorgeschlagen. Ziel war, diejenigen Organisationseinheiten und IT-Systeme zu identifizieren, die personenbezogene Daten verarbeiten.
HIS hat dazu durch Interviews mit Führungskräften und Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Dezernate sowie Fachbereichsvertretern und weiterer dezentraler Einrichtungen die Schlüsselstellen im Arbeitsprozess identifiziert, die einen Umgang mit personenbezogenen Daten erfordern. In Prozessworkshops wurden Geschäftsprozesse untersucht, in deren Rahmen personenbezogene Daten weiterverarbeitet werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse konnte ein Vorschlag für die Struktur und den zeitlichen Ablauf eines IT-Projekts zur Einführung eines Identity Management Systems erarbeitet werden, besondere Herausforderungen eines solchen Vorhabens wurden identifiziert und Empfehlungen zu ihrer Bearbeitung gegeben.
Dr. Harald Gilch
Imke Jungermann