Ausgangspunkt und Zielsetzung
Im Kontext der Etablierung von modularisierten Bachelor- und Masterstudiengängen wird für die Hochschulen entscheidend, eine zuverlässige Administration der wachsenden Anzahl von studienbegleitenden Prüfungen zu ermöglichen. Nach einer umfassenden Veränderung und Anpassung der IT-Unterstützung und Reorganisation der Prüfungsverwaltung hat sich die Universität Potsdam mit der Bitte an HIS gewandt, eine Untersuchung der derzeitigen hochschulweiten Administration von studienbegleitenden Prüfungen in den BA- und MA-Studiengängen durchzuführen. Ziel war es zum einen, die stattfindenden Prozesse und damit die Zusammenarbeit bzw. die Schnittstellen zwischen Prüfungsämtern, IT, Prüfern/ Lehrenden und Studierenden zu evaluieren. Darauf aufbauend standen die Entwicklung konkreter Optimierungsempfehlungen und eine damit verbundene Handlungsgrundlage für Entscheidungsträger (im engeren Sinne der Hochschulleitung) im Fokus.
Projektdesign
Um eine Diagnose und Beurteilung der derzeitigen Verwaltung studienbegleitender Prüfungen in BA- und MA- Studiengängen durchführen zu können, wurde seitens der HIS eine Begutachtung der Organisationsstruktur, der Prozessabläufe, der Ressourcenausstattung sowie der Arbeitsweisen und der dabei eingesetzten IT vorgenommen. Beispielsweise in Form von Workshops wurden an verschiedenen Stellen des Projektes alle betroffenen Anspruchsgruppen in projektrelevante Fragestellungen einbezogen. Im Einzelnen wurden die folgenden Arbeitschritte durchgeführt:
- Durchführung von Experteninterviews aller notwendigen Anspruchsgruppen
- Durchführung von Studierendenforen
- Durchführung von Prozessanalysen ausgewählter Studiengänge
- Hospitation in ausgewählten administrativen Bereichen der Prüfungsverwaltung
- Durchführung eines kennzahlengestützten Benchmarkings
- Exemplarische Analyse ausgewählter Dokumente (insbesondere BA-/MA-Ordnungen)
- Erarbeitung von Optimierungsempfehlungen zur Administration studienbegleitender Prüfungen
Ergebnisse
Durch die eingesetzten Evaluationsinstrumente konnten eine umfassende Bestandsaufnahme der derzeitigen Prüfungsadministration vorgenommen und konkrete Handlungsempfehlungen bzw. Optimierungsansätze entwickelt werden. Dabei wurden im Wesentlichen Ergebnisse zu folgenden Aspekten erarbeitet:
- Derzeitige Arbeitsbelastung der Prüfungsverwaltung sowie des akademischen Bereiches durch die neuen BA-/MA-Studiengänge
- Akzeptanz der eingesetzten Software
- Effizienz der Geschäftsprozessabläufe
- Schnittstellen der an der Prüfungsorganisation beteiligten Akteure
- Arbeitsorganisation ausgewählter Studiengänge
- Quantitative Leistungseffizienz der Prüfungsverwaltung
- Steuerungsrelevanz der BA-/MA-Ordnungen und Modularisierungsstrukturen
- Verfahren zum Anmelden und Belegen von Lehrveranstaltungen und Prüfungen
- organisatorische Einbettung der eingesetzten Software
Der Abschlussbericht wurde der Universität Potsdam im Dezember 2007 vorgelegt (unveröffentlicht).