An der Universität Hohenheim soll in den Bereichen Buchhaltung und Zahlungsverkehr KAHIKA durch FSV-MBS und KBS abgelöst werden. Mit den genannten Umstellungen werden neue und veränderte Aufgaben und Abläufe in der Buchhaltung und dem Zahlungsverkehr der Universität Hohenheim verbunden sein.
Die HIS eG wurde daher gebeten, ergänzend zur Einführung der neuen IT-Systeme auch eine Analyse und ein Redesign der Prozesse im Haushalts- und Finanzwesen vorzunehmen. Der Schwerpunkt der Organisationsanalyse soll dabei zunächst in den Bereichen Buchhaltung und Zahlungsverkehr liegen, die primär von der Einführung von FSV-MBS und KBS betroffen sein werden, damit eine erfolgreiche Einführung der Systeme gewährleistet ist. Beim Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation sollen aber schon in der jetzigen Phase die Anforderungen, die sich aus dem kaufmännischen Rechnungswesen ergeben, berücksichtigt und einbezogen werden, da die Universität Hohenheim langfristig eine Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen plant.
ZIELSETZUNG
Die Zielsetzung der vorgestellten Projektidee liegt in der
- Ist-Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation in den Aufgabenbereichen des Haushalts- und Finanzwesen sowie
- in der Erarbeitung einer Sollkonzeption mit Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Aufgabenverteilung und Geschäftsprozessen in Bezug auf Qualität/Kompetenz, Ressourceneinsatz, IT-Einsatz, Effizienz, Zeit, Schnittstellen, Transparenz.
PROJEKTDESIGN
Das Projekt startete im Januar 2011 und gliedert sich in die drei Phasen Vorbereitung, Erhebung und Analyse sowie Bewertung und Sollkonzeption.
Nachdem in der Vorbereitungsphase die organisatorischen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf geschaffen wurden, erfolgt in der Analysephase die Erhebung und Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation des Haushalts- und Finanzwesens der Universität Hohenheim. Die Analyse umfasst die Elemente: Aufgabenanalyse, Strukturanalyse, Analyse der personellen Ressourcen, Prozessanalyse und Kundenanalyse.
HIS wird im Anschluss an die Ist-Analyse eine Bewertung aufgrund der Kriterien Leistungsqualität, Ressourceneinsatz, Prozessorientierung sowie Kundenorientierung vornehmen. Auf Grundlage dieser Kriterien können Stärken und Schwächen der Aufgabenzuordnung, des Personalbestandes und der Personalqualifikation, der Prozessorganisation, des IT-Einsatzes und der Wirtschaftlichkeit beurteilt werden. HIS wird auf Basis der Analyse und Bewertungsphase gemeinsam mit der Universität Hohenheim eine Sollkonzeption mit Handlungsempfehlungen für die zukünftige Aufgabenwahrnehmung im Haushalts- und Finanzwesen mit Fokussierung auf die Bereiche Buchhaltung und Zahlungsverkehr entwickeln und ein Reorganisationskonzept erstellen. Neben möglicherweise notwendigen Reorganisationsmaßnahmen innerhalb der zentralen Verwaltung werden dabei auch Veränderungsmaßnahmen bezüglich der Schnittstellen zwischen zentraler Verwaltung und dezentralen Einrichtungen insbesondere im Hinblick auf die zukünftigen Aufgaben in den Fakultätsverwaltungen formuliert werden.
Pressemitteilung vom 05.12.2012 “IT & Change von Anfang bis Ende gedacht”