Universität Zürich: Optimierung von Organisationsstruktur, Steuerungs- und Supportprozessen im Forschungsschwerpunkt Asien und Europa

Anlass und Projektidee

Das Prorektorat Geistes- und Sozialwissenschaften der Universität Zürich ist mit der Bitte an die HIS GmbH herangetreten, die Leitung und Geschäftsführung des universitären Forschungsschwerpunkts Asien und Europa (UFSP) bei der Überarbeitung und Verbesserung der Organisations- und Managementstrukturen zu unterstützen. Vor allem möchte das Prorektorat forschungsnahe Prozesse des UFSP Asien und Europa in der Förderphase in Bezug auf Koordination und Management mit einer zielgerichteten Beratung stärken. Das Beratungsangebot soll einerseits die etwas unübersichtlichen Managementstrukturen vereinfachen helfen und andererseits den Anforderungen von Steuerung und Selbstverwaltung gerecht werden.

Inhalte und Ziele des Projekts

Inhalt des Projektes ist die Beratung von Leitung und Geschäftsführung des UFSP Asien und Europa in Fragen der Gestaltung und Überarbeitung der Organisationsstrukturen, der operativen und strategischen Steuerungsprozesse sowie der administrativen Geschäftsprozesse. Im Prozess der Überarbeitung geht es auch darum, die für die Expertenorganisation Universität typischen Selbstverwaltungsansprüche der unterschiedlichen Statusgruppen im UFSP hinsichtlich strategischer Planung und Steuerung sicherzustellen. Dabei sollen die Widersprüche zwischen der Führung des UFSP im Sinne eines zielorientierten Forschungsmanagements und den Selbstverwaltungsorganen mit ihren beteiligungsorientierten Ambitionen herausgearbeitet und gelöst werden.

Arbeitsschritte

PHASE I: Ist-Analyse und Bewertung

Arbeitsschritt 1: Vorbereitung und Feinabstimmung des Projekts
In der Vorbereitungsphase werden die organisatorischen und inhaltlichen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf geschaffen. In Vorgesprächen mit der Leitung und der Geschäftsführung sowie weiteren relevanten VertreterInnen des USFP’s werden das Projektkonzept, die Ziele und Inhalte des Projekts, die zeitliche Planung sowie die Vorgehensweise beraten und mit dem Prorektorat Geistes- und Sozialwissenschaften abgestimmt.

Arbeitsschritt 2: Analyse und Bewertung von Dokumenten und Unterlagen
In diesem Arbeitsschritt werden alle relevanten und notwendigen Dokumente und Unterlagen wie Organigramm, Geschäftsverteilungsplan, Verfahrensanweisungen, Protokolle und Geschäftsordnung etc. vom UFSP übergeben und von der HIS GmbH gesichtet, analysiert und bewertet. Hieraus entstehende zusätzliche Fragestellungen, sie werden bei Bedarf in die Interviewleitfäden integriert.

Arbeitsschritt 3: Interviews und Hintergrundgespräche
Die empirischen Recherchen vor Ort werden auf der Basis eines strukturierten, leitfadengestützten Interviewinstrumentariums durchgeführt. Dabei werden die BeraterInnen der HIS GmbH mit der Leitung, der Geschäftsführung, relevanten Akteuren des UFSP’s sowie dem Prorektorat Geistes- und Sozialwissenschaften ins Gespräch kommen.

Arbeitsschritt 4: Aufbereitung und Präsentation der Ergebnisse der Analysephase
Am Ende der Analysephase werden die Ergebnisse der Dokumentenanalyse und der Interviews durch die HIS GmbH zu einer Ist-Analyse verdichtet, in einer Präsentation vorgestellt und mit den Beteiligten diskutiert. Im Rahmen dieser Analyse werden auch alternative Modelle und Praxisbeispiele eines Forschungsmanagements vorgestellt und diskutiert.

PHASE II: Soll-Konzept

Arbeitsschritt 5: Entwicklung und Präsentation des Soll-Konzepts
Auf der Basis der Diskussionsergebnisse der Analysephase wird die HIS GmbH ein Soll-Konzept entwickeln, das neben Empfehlungen zur Gestaltung und Überarbeitung der Organisationsstrukturen, der operativen und strategischen Steuerungsprozesse auch Vorschläge zur Wahrnehmung administrativer Aufgaben vorsieht. Dieses Soll-Konzept wird die HIS GmbH ebenso wie die Ergebnisse der Analysephase der Leitung und Geschäftsführung des USFP, relevanten Akteuren sowie dem Prorektorat Geistes- und Sozialwissenschaften im Rahmen einer Lenkungsausschuss-Sitzung vorstellen und gemeinsam diskutieren.